Секретарь руководителя

В КГБУЗ «Красноярская межрайонная детская больница № 4» требуется секретарь руководителя на период отпуска по уходу за ребенком основного сотрудника.

Основные обязанности:

Секретарь руководителя:

- выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы главного врача;

- получает необходимые главному врачу сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

- организует телефонные переговоры главного врача, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения главного врача их содержание;

- осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

- обеспечивает рабочее место главного врача принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе главного врача;

- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, факс, телефакс и др.);

- печатает по указанию главного врача, начальника отдела кадров различную документацию, служебные письма.

- ведет делопроизводство, принимает и регистрирует поступающую на имя главного врача корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком и передает после ее рассмотрения главным врачом в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

- ведет журнал и книгу организационных приказов руководителя учреждения;

- следит за сроками выполнения поручений главного врача, взятых на контроль;

- принимает документы на подпись главному врачу;

- ведет запись на личный прием посетителей, оформляет карточку приема, формирует рабочий график главного врача;

- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

- копирует, сканирует документы с помощью технических средств, в том числе по указанию главного врача, заместителей главного врача, начальников отделов;

- в соответствии с резолюцией главного врача передает документы посредством электронной почты на исполнение и контролирует их исполнение;

- отправляет исполненную документацию по адресатам;

- ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;

- подготавливает и сдает в архив учреждения документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

- принимает меры к экономии расходных материалов (бумага, тонер картриджей, факсовая бумага);

- информирует главного врача не менее чем за 1 день о значимых событиях общественной жизни (юбилеях, днях рождениях, датах назначения на должность сотрудников учреждения (заместителей главного врача, начальников отделов, заведующих поликлиник, заведующих отделениями), коллег, руководителей министерства здравоохранения, изготавливает поздравительные открытки;

- обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Требования:

Отличное знание законодательства в сфере делопроизводства. Знание ПК, специализированных программ: Excel, Word и т.п. Отличное знание русского языка, способность грамотно формулировать предложения (текст). Способность работать на результат в команде и самостоятельно, комплексно решать поставленные задачи. Целеустремленность, коммуникабельность, высокая работоспособность, мотивация. Умение быстро переходить от решения одной задачи к другой.

Условия:

• Полный социальный пакет, 5 дневная рабочая неделя, с 08.00 до 17.00.
• Адрес вакансии: г. Красноярск, ул. Юшкова, 22А