Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

- Организация встреч руководителя и клиентских встреч компании.

- Ведение календаря руководителя. Создание событий в календаре, отправка приглашений участникам, заказ пропусков, напоминание о встрече, создание электронных ссылок на видео встречи, рассылка документов, встреча гостей, организация чая/кофе, запуск электронных встреч и прием участников и пр.

- Цифровизация коммуникаций в компании. Внедрение Яндекс трекера, работа с постановщиком задач. Отслеживание просроченных задач.

- Организация командировок руководителя и сотрудников. Покупка билетов, бронирование гостиниц, организация трансфера.

- Работа с документами. Входящая и исходящая корреспонденция. Ведение реестра доверенностей. Координация работы курьера.

- Сопровождение офиса. Заказ канцтоваров, бумаги, картриджей, воды, фруктов, орехов, сухофруктов и пр. Контроль уборки офиса.

- Сопровождение архива. Поиск подрядчика на оказание услуг по ведению архива. Передача в архив текущих документов. Уничтожение по срокам давности. Оптимизация работы с бумажными документами. Переход на ежемесячную передачу в архив документов.

- Прием и распределение входящих звонков.

- Организация корпоративных мероприятий.

Требования:

- Опыт аналогичной работы не менее 1-го года;

- Высшее образование;

- Навыки работы в WORD на высоком уровне;

- Навыки работы в основных платформах для организации видео встреч - ZOOM, Telemost и т.д.;

- Навыки работы в системах контроля/постановки задач - Bitrix, Яндекс трекер;

- Умение быстро готовить непрофессиональные документы общего назначения в WORD;

- Коммуникабельность, хорошо поставленная правильная речь, пунктуальность, неконфликтность, аккуратность, деловой стиль в одежде.

- Знание английского языка (базовый уровень).

Условия:

- Оформление по ТК РФ, «белая» зарплата;

- График работы 5/2 с 10:00 до 19:00; ненормированный рабочий день;

- Испытательный срок 3 месяца;

- Комфортабельный офис в центре Москвы (5 минут пешком от метро).