Бизнес-ассистент руководителя

Universal University — это первый в России университет креативных индустрий, объединяющий 8 творческих школ и более 350 образовательных программ. Мы готовим специалистов в области дизайна, архитектуры, кино, медиа, игр и других креативных направлений.

Наша миссия — создавать условия для развития талантов и формирования лидеров креативной экономики.

В команду Universal University ищем бизнес-ассистента руководителя.

Работать предстоит напрямую с Марией Ситковской - управляющим партнером UU, ярким лидером и вдохновителем. Это шанс стать правой рукой человека, который меняет образовательную среду.

Основные задачи:

1. Управление временем в соответствии с приоритетами руководителя

• Ведение календаря руководителя, планирование графика встреч, совещаний и переговоров.

• Организация и координация внутренних и внешних встреч и мероприятий, включая подготовку материалов и логистику

• Бронирование билетов, отелей и транспортных услуг для командировок.

2. Поддержка в бизнес-процессах

• Сопровождение руководителя на бизнес-встречах, переговорах, подготовка необходимых материалов

• Обработка счетов, договоров и других финансовых документов в 1С

• Описание бизнес-процессов компании, их упаковка в регламенты, чек-листы и стандарты в зоне ответственности

3. Аналитика и управление информацией

• Подготовка аналитических материалов для принятия управленческих решений

• Ведение протоколов совещаний и встреч, контроль за исполнением решений

• Курирование команд и контроль за исполнительской дисциплиной отделов и департаментов

4. Организация мероприятий и коммуникаций

• Подготовка поздравлений и подарков для партнеров

• Организация мероприятий по поручению руководителя

5. Выполнение иных задач

• Решение разноплановых задач, связанных с обеспечением эффективной работы руководителя

• Постоянное улучшение процессов и поиск новых решений для оптимизации работы руководителя

Опыт:

- Опыт работы в роли личного или бизнес-ассистента руководителя от 2х лет

Навыки:

• Системное мышление и аналитические навыки, умение работать с данными и формировать обоснованные выводы

• Высокий уровень организованности, многозадачности и внимательности к деталям

• Умение работать в условиях сжатых сроков и быстро адаптироваться к изменениям

• Навыки работы с офисными программами (Excel, Word, PowerPoint), 1С и инструментами управления проектами (Miro, Gantt и т.д.)

• Английский на уровне не ниже B2

• Опыт работы с нейросетями и автоматизированными системами будет преимуществом

Личные качества:

• Гибкость и адаптивность, готовность работать с разными типами задач

• Эмпатия и умение выстраивать доверительные отношения

• Проактивность и инициативность в решении задач

• Высокий уровень ответственности и дисциплины

Что мы предлагаем:

• официальное трудоустройство;

• ДМС со стоматологией;
• сильную и неравнодушную команду;

• график работы: понедельник-пятница с 10 до 19 (работа из офиса);

• необходимую для работы технику со всем нужным софтом;
• 3 дня в год без больничного;
• дополнительный выходной перед Новым годом;
• удобный офис в креативном кластере Artplay;
• фрукты по четвергам;
• йогу каждую среду в офисе, занятия танцами и частичную компенсацию спорта;
• возможность учиться на программах UU на специальных условиях;

• возможность посещать мастер-классы в мастерских Университета;

• полный доступ к креативной библиотеке Universal University.

Присылайте ваше резюме и несколько строк о том, почему вам было бы интересно присоединиться к команде.