Административный ассистент / Administrative assistant

Aramco Innovations — российское представительство, входящее в состав компании Saudi Aramco, государственной национальной нефтяной компании Саудовской Аравии.

Исследовательский центр Aramco Innovations в Москве поддерживает разработки в области передовых технологий моделирования, современных материалов, анализа данных и искусственного интеллекта.

Сейчас мы находимся в поиске Административный ассистент / Administrative Assistant в нашу команду.

!!! Присылать резюме только на английском языке.

• Работа приёмной генерального директора, встреча и прием гостей.
• Ведение календаря руководителя.
• Помощь в подготовке презентационных материалов для высшего руководства.
• Контроль оказания услуг по уборке (включая работу по контролю оплаты счетов поставщика/закрывающих документов).
• Контроль оказания услуг по флористике – контроль контрагента (включая работу по контролю оплаты счетов поставщика/закрывающих документов).
• Контроль работы кухонной техники, наличие чая, кофе, печенья, бумаги для принтеров и т.д. (заказ в Комусе)
• Контроль запаса канцелярской и прочей офисной продукции и обеспечение ею сотрудников (включая работу по контролю оплаты счетов поставщика/закрывающих документов).
• Контроль чистоты и порядка в переговорных комнатах (наличия в них воды, фломастеров, карандашей и т.д.).
• Прием и отправка корреспонденции, работа с курьерами (включая работу по контролю оплаты счетов поставщика/закрывающих документов).
• Контроль технического состояния офиса (лампочки, мелкие поломки, кофемашина и т.д.), ведение перечня, а также коммуникация с подрядчиками по устранению поломок.
• Помощь в различных общеадминистративных вопросах (travel-поддержка, покупка билетов, бронь отелей, организация завтраков, обедов и т.д.).
• Коммуникация с представителями арендодателя по вопросам учета коммунальных услуг и других вопросов административного характера.
• Работа с пропусками для автомобилей гостей/сотрудников/подрядчиков.

• Среднее, среднеспециальное образование.
• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года.
• Опыт работы с курьерской службой.
• Опыт работы в приёмной директора компании.
• Опыт взаимодействия с иностранными коллегами и высшего руководства.
• Обязательно - Английский язык - Upper-Intermediate+ (Генеральный директор иностранец, работать предстоит напрямую с ним). Коммуникация в компании также происходит на английском языке

• Оформление по ТК РФ.
• Договор ГПХ с пролонгацией.
• Офисный формат работы.
• Локация офиса: Даниловская мануфактура (м. Тульская, Нагатинская)