- Обеспечивать подготовку и организацию работы офиса: осуществлять руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организовывать проверку офисного оборудования (компьютеров, факсов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверять санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
- Организовывать встречи, приемы, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, клиентов, партнеров; материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
- Организовывать ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), вести деловую переписку, обеспечивать рассылку необходимых материалов.
- Организовывать покупку необходимых видов билетов для командировок сотрудников, организовывать размещение в гостинице / съемном виде жилья.
- Подготавливать командировочные удостоверения, приказы и заявки на командировку для сотрудников, кроме генерального директора. Офис-менеджер должен знать:
- устройство офиса и принципы его зонирования, принципы подбора и расстановки офисной мебели и техники;
- основы делопроизводства;
- принципы организации снабжения офиса;
- техническое оснащение офиса, а также правила пользования оргтехникой;
- требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;
- законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие и нормативные материалы по своей специальности;
- соответствующие нормативные документы Предприятия
Требования:- Высшее образование, опыт работы на аналогичной должности
- терпеливость
- Официальный трудоустройство
- Полный соц.пакет