Офис-менеджер c Тревел-поддержкой

О компании:

Мы создаем единую распределенную систему масштаба страны, которая преобразит опыт совершения покупок, а именно позволит "оцифровать" каждую единицу товара уже к 2025 году.

Это позволить каждому покупателю быть уверенным в качестве и происхождении товара, а производителям и продавцам - не только уменьшить долю неоригинальной продукции на рынке, но и оптимизировать производственно-логистические процессы и сократить издержки за счет возможностей аналитической подсистемы.

Уже сейчас система обрабатывает миллиарды транзакций ежедневно и оперирует петабайтами данных на скоростях десятки тысяч запросов в секунду.

О команде:

Департамент АХО обеспечивает жизнеспособность компании. Сотрудники департамента отвечают за создание условий для эффективной работы всего коллектива (в том числе работающих удаленно), предусматривают рациональное использование материальных и технических ресурсов, также осуществляют контроль за состоянием помещений и устраняют все неполадки.

Чем предстоит заниматься:

• Тревел - поддержка сотрудников компании, бронирование гостиниц/ билетов.

• Курирование задач по тревелу, взаимодействие с поставщиками, с коллегами.

• Взаимодействие с поставщиками товаров и услуг, подрядчиками (поиск, подготовка ТЗ, согласование коммерческих условий, подготовка проектов договоров, контроль сроков и качества выполнения работ/оказания услуг, акты сверок, проверка счетов и контроль оплат).

• Общий контроль за состоянием офисных и складских помещений; 

• Заведение поставщиков, договоров и счетов на оплату в СЭД, контроль процесса согласования;

• Расчет, своевременная доплата и контроль возврата обеспечительного платежа во всех городах присутствия Общества (кроме СПб).

• Ведение документооборота административной службы в ЭДО.

• Взаимодействие с подразделениями компании.

• Ведение отчетности по офисным расходам.

• Контроль работы офис-менеджеров, завхоза и подрядных организаций.

• Выполнение поручений руководства.

• Базовое знание 1С (выставление счетов).

• Участие во всех процессах компании.

• На время отсутствия офис-менеджера встреча гостей, чай/кофе.

В отсутствие административного менеджера:

• Подготовка, согласование и подписание договоров субаренды, государственная регистрация договоров аренды.

• Взаимодействие с арендодателями во всех городах присутствия Общества по вопросам содержания мест общего пользования, платной парковки, согласования доступа и дополнительных услуг и другим вопросам.

Работа у нас тебе подходит, если:

• Ответственность, самоорганизация, стрессоустойчивость.
• Уметь работать оперативно, планировать рабочий день в условиях многозадачности.
• Умение работать с большим объемом информации разного характера.
• Уверенный пользователь MS Office, Word, Excel, 1С.
• Грамотная устная и письменная речь.

Работая у нас, ты получаешь:

• Формат работы: гибридный формат работы.
• Комфортный офис в удобной локации, метро краснопресненская/улица 1905 года в Москве.
• Официальное оформление по ТК РФ, полностью "белая" заработная плата, рабочая техника.
• Экспертная, увлеченная и талантливая команда, у которой можно многому научиться, культура открытости и взаимопомощи.
• Buddy-поддержка во время адаптации.
• Возможность участия во внутренних и внешних митапах, конференциях.
• Заботу о сотрудниках: ДМС после прохождения испытательного срока, корпоративный психолог, кафетерий льгот (мы возмещаем расходы на любое образование, спорт, доступ к ИТ сервисам и т.д), корпоративный мерч.