Обязанности:
- Документооборот и администрирование:
— Регистрация входящей/исходящей документации, ведение электронных и бумажных архивов.
— Подготовка ответов на запросы, письма, обращения (включая юридические и технические запросы).
— Составление протоколов общих собраний, приказов, распоряжений.
— Отправка корреспонденции, взаимодействие со службами доставки и курьерскими компаниями. - Коммуникации и организация:
— Ответы на телефонные звонки, переадресация информации руководителю или ответственным сотрудникам.
— Организация телефонных переговоров.
— Мониторинг электронной почты - Взаимодействие с подрядчиками, клиентами, контролирующими органами.
- Поддержка руководителя:
— Контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений.
— Бронирование билетов, гостиниц, организация трансфера для руководителя и сотрудников.
— Заказ визиток, канцелярии, решение текущих административных вопросов.
— Подготовка ежедневных/еженедельных отчетов о ходе проектов. - Запросы счетов от поставщиков на предоставление услуг и материалов
- Иные задачи:
— Выполнение поручений руководителя, не входящих в основные обязанности.
Требования:
- Образование:
- Высшее образование (в сфере строительства, управления проектами, делопроизводством или смежных областях будет преимуществом).
- Дополнительные курсы по документообороту, управлению проектами или строительным нормативам будут преимуществом.
- Опыт работы:
- От 2 лет в аналогичной должности (помощник руководителя, администратор, офис-менеджер) желательно в строительной/юридической/гос. компании.
- Навыки работы с договорами, актами, технической документацией.
- Ключевые навыки:
- Организация работы офиса: планирование встреч, контроль за выполнением задач, обеспечение рабочего процесса.
- Организация хранения документации: ведение архивов (электронных и бумажных), систематизация и поиск документов.
- Электронный документооборот: работа с системами ЭДО, регистрация и обработка входящей/исходящей корреспонденции.
- Уверенное владение MS Office (составление презентаций, таблицы в Excel)
- Знание программ: 1С (ведение договоров, накладных, создание платежных документов и счетов – базовый уровень будет преимуществом).
- Умение составлять и проверять тендерную документацию, сметы, отчеты.
- Опыт взаимодействия с подрядчиками, клиентами, контролирующими органами, Поставщиками услуг и материалов.
- Организация совещаний, ведение протоколов, контроль дедлайнов.
- Личные качества:
- Высокий уровень самоорганизации и многозадачности.
- Внимательность к деталям и аналитический склад ума.
- Стрессоустойчивость, готовность к ненормированному графику в период сдачи объектов.
- Коммуникабельность и умение работать в команде.
Условия:
- Официальное трудоустройство, конкурентная зарплата 35-50 т.р. (обсуждается по результатам собеседования). + Премии проектные
- Возможность профессионального роста.
- Мобильность: гибкий график, частичная удаленная работа (по договоренности).
- корпоративные бонусы (связь, транспорт).
- «Работа в динамичной стабильной компании».
- «Возможность участвовать в полном цикле строительных проектов — от тендера до сдачи объекта».
- «Команда профессионалов и поддержка наставника, отличный коллектив».
- «Работа в хорошем офисе в самом центре».