Обязанности:
1. Административная поддержка
- Ведение рабочего календаря директора (назначение встреч, контроль расписания).
- Организация и подготовка встреч (включая бронирование переговорных, оформление документов).
- Ведение деловой переписки (в том числе на английском языке).
- Подготовка отчетов, справок и других документов.
- Сканирование, копирование и архивирование документов.
2. Управление задачами и контроль исполнения
- Ведение таск-менеджера (например, Trello, Asana, ClickUp, Notion) и контроль выполнения задач.
- Доведение поручений директора до сотрудников, отслеживание сроков выполнения.
- Ведение списка ключевых задач с приоритетами.
- Подготовка напоминаний и уведомлений о дедлайнах.
3. Работа с данными и документами
- Создание и ведение таблиц в Excel (финансовые расчеты, базы данных, сводные таблицы).
- Анализ данных (включая работу с формулами, графиками и диаграммами).
- Подготовка презентаций (PowerPoint, Google Slides).
- Ведение деловой документации (договоры, отчеты, соглашения).
4. Коммуникация и организация рабочего процесса
- Перевод писем, документов и сообщений на английский язык (и обратно).
- Связь с партнерами, клиентами и подрядчиками.
- Организация командировок (билеты, отели, трансфер, визовая поддержка).
- Контроль за выполнением поручений сотрудников компании.
5. Гибкость и постоянная связь
- Готовность быстро реагировать на срочные запросы.
- Возможность работать в удаленном формате при необходимости.
- Умение пользоваться мессенджерами (WhatsApp, Telegram, Slack).
- Гибкость в рабочем графике, умение быстро перестраиваться под изменяющиеся задачи.
Требования:
Высшее образование (предпочтительно в области управления, экономики, бизнеса, или в смежных сферах).
Опыт работы на аналогичной должности (например, офис-менеджер, секретарь, помощник руководителя) — от 2 лет и выше.
умение эффективно планировать и организовывать задачи, управлять временем.
уверенное общение с руководителем и коллегами, умение четко и грамотно выражать свои мысли, как устно, так и письменно.
навыки работы с офисной документацией, ведение отчетности, подготовка презентаций, писем и отчетов.
умение планировать встречи, совещания, деловые поездки для директора.
умение работать в условиях многозадачности
знание иностранных языков, особенно английского, на уровне, достаточном для ведения переписки, перевода документации, общения с международными партнерами, — часто требуется на высоком уровне.
Условия: при встрече