Полный перечень организационно-технической поддержки деятельности руководителя
Обязанности помощника:
- административная и информационная поддержка (24/7)
- ведение личного календаря, организация встреч, согласование офлайн/онлайн встреч, zoom
- ведение и пополнение личной базы контактов
- подбор необходимых аналитических материалов и документов по запросу
- работа с Госуслугами руководителя и семьи, кабинет налогоплательщика
- работа в программах Keynote, Microsoft office, Google-ресурсы
- оперативный поиск и систематизация необходимой информации
- выстраивание коммуникации между руководителем и структурными подразделениями/третьими лицами
- коммуникация с бухгалтером и юристом при составления необходимых договоров, для обеспечения выполнения поручений заказчика
- координация работы команды руководителя, контроль выполнения поручений и соблюдения сроков выполнения исполнителями поставленных задач
- работа с внешними курьерами, внутренней службой доставки
- подготовка к совещанию (в том числе контроль качества и уровня подготовки презентационных материалов и иных документов), встреча гостей и подрядчиков
- прием и распределение звонков, деловая переписка
- поиск персонала и проведение собеседований
- курирование стажировочных программ новых сотрудников (испытательный срок)
- формирование бюджета, ведение финансовой отчетности
- решение задач любой сложности, умение договориться с людьми и решить поставленную задачу в свою пользу, даже если это кажется невозможным
- сохранение конфиденциальности информации
Обязанности в блоке сервис-менеджера:
- исполнение всех личных поручений руководителя, family office.
- составление меню руководителя, подготовка и организация деловых приёмов руководителя (бизнес-завтраков, бизнес-ланчей), встреча гостей
- координация любых лиц по поручению руководителя (?)
- коммуникация с арендаторами, контрагентами, ЧОП, провайдерами, клининговыми компаниями
- заказ продуктов, подарков, цветов
- отслеживание календаря дней рождений партнеров и друзей
- организация праздников, выполнение заданий family office
- организация выполнения медицинский назначений и рекомендаций врачей на ежедневной основе (лекарства/бады/уколы/капельницы/процедуры в клиниках/диета/ занятия с тренерами)
- контроль всех образовательных программ/платформ/курсов, где обучается руководитель, связь с кураторами, составление графика занятий с индивидуальными коучами
- контроль выполнения задач руководителя, поставленных его контрагентами.
- отправка почты, посылок
- организация выездных мероприятий (кейтеринг, концерты звезд, анимация, лекции)
- бронирование ресторанов, покупка билетов в театры/музеи/концерты, еженедельный заказ цветов (vip уровень)
- организация ежедневного питания руководителя
- оплата счетов/штрафов/ЖКХ
- ведение отчетности по тратам водителей и домашнего персонала
- офлайн/онлайн покупки
- а также, поиск и покупка эксклюзивных товаров различных брендов (не через байеров, а самостоятельно)
- заказ пошива костюмов и обуви, косметики, одежды
- помощь в обустройстве дома, организация ремонт
Travel-support (служебные командировки и личные поездки):
- покупка авиа и жд билетов, бронь отелей, ресторанов, организация мероприятий
- логистика оптимального маршрута путешествия, составление плана/маршрута на каждый день пребывания
- отчетность по тратам личных средств руководителя
- сопровождение руководителя на всех мероприятиях
- визовая поддержка (самостоятельное заполнение анкет, подготовка пакетов документов для руководителя, членов семьи, бизнес партнеров, сопровождение в визовых центрах, получение готовых документов)