Обязанности:
1. Административно-хозяйственная деятельность:
-
Обеспечение бесперебойной работы офиса (оргтехника, мебель, освещение и т.д.);
-
Контроль за чистотой и порядком в помещении, взаимодействие с клининговыми службами;
-
Заказ канцелярии, хозяйственных товаров, воды, кофе и других расходных материалов;
-
Работа с подрядчиками (доставка, сервисные службы, техобслуживание оборудования);
-
Организация переездов внутри офиса, контроль за исправностью мебели и техники.
2. Документооборот и работа с корреспонденцией:
-
Приём, регистрация и распределение входящей/исходящей почты и курьерских отправлений;
-
Сканирование, копирование и архивирование документов;
-
Контроль за внутренним документооборотом (приказы, заявки, служебные записки и пр.).
3. Прием посетителей и поддержка сотрудников:
-
Встреча гостей, клиентов, партнеров, организация пропусков;
4. Взаимодействие с арендодателем и управляющей компанией:
-
Контроль состояния офиса: освещение, отопление, водоснабжение;
-
Передача показаний счетчиков, контроль оплаты коммунальных услуг (если входит в обязанности);
-
Ведение документации по аренде (договора, акты, счета).
Дополнительно (по согласованию):
-
Ведение базовых таблиц/отчетов в Excel;
-
Работа с CRM или внутренними системами компании;
-
Выполнение поручений руководителя;
Требования:
- Высшее образование или среднее специальное.
- Опыт работы на административных позициях от 1 года (желательно).
- Отличные коммуникативные навыки и умение работать в команде.
- Владение ПК на уровне уверенного пользователя (MS Office, Internet).
- Организованность, внимательность и ответственность.
- Умение работать в условиях многозадачности.