Ведущий специалист отдела финансового, информационного, документационного обеспечения

В целях реализации задач и функций, возложенных на отдел, ведущий специалист обязан:

1) разрабатывать и согласовывать в установленном порядке проекты правовых актов министерства, связанных с ведением делопроизводства, электронного документооборота и архивного дела;

2) участвовать в:

установленном порядке в организации приема посетителей руководителя;

ведет учет лиц, обращающихся к руководителю в его отсутствие через приемную или по телефону, докладывает руководителю об обратившихся и о вопросах, по которым они обращались;

совещаниях, заседаниях, иных мероприятиях (по поручению начальника отдела);

консультировании гражданских служащих министерства по вопросам делопроизводства и электронного документооборота;

3) осуществлять прием, регистрацию, соответствующее оформление письменной корреспонденции, поступающей на имя руководителя;

4) осуществлять в программе СЭДД «Дело» учет входящей и исходящей корреспонденции по журналам и контрольно-регистрационным карточкам, своевременно вносить в них резолюций руководителя;

5) оформлять постановку документов на контроль, делать соответствующие отметки в регистрационных карточках;

6) формировать архив дел со служебными документами в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

7) осуществлять копировально-множительные работы служебных документов;

8) составлять справочную информацию по входящим, исходящим и внутренним документам;

9) регистрировать ответы на обращения граждан в специальном модуле СЭДД «Дело», формировать их в отдельные дела;

10) вносить данные о ходе и результатах рассмотрения вопросов обращений граждан на информационный ресурс ССТУ.РФ;

11) осуществлять прием, обработку и, на основании информации структурных подразделений министерства, направление ответов на обращения граждан, поступивших в систему обработки сообщений и обращений граждан «ОНФ.Помощь»;

12) осуществлять прием, обработку и, на основании информации структурных подразделений министерства, направление ответов на обращения граждан, поступивших на платформу обратной связи (ПОС);

13) осуществлять разработку номенклатуры дел министерства, утверждать ее в установленном порядке и контролировать формирование дел в структурных подразделениях министерства;

14) организовывать и контролировать в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности министерства;

15) формировать и передавать документы постоянного срока хранения на хранение в государственное казенное архивное учреждение Ставропольского края «Государственный архив Ставропольского края»;

16) систематизировать и осуществлять хранение документов текущего архива.