Организация взаимодействия проектной команды департамента с другими подразделениями компании.
Контроль выполнения задач сотрудников департаментов и сроков выполнения проектов.
Организация совещаний и встреч по проектам, ведение протоколов по ним.
Обеспечение соблюдения правил и процедур компании при работе над проектами.
Проведение подготовки отчетности по проектам для руководства.
Проведение срокового, текущего и предупредительного контроля исполнения документов в организации.
Управление базой данных проектов, контроль актуальности и полноту информации.
Получение и проведение предварительного рассмотрения и сортировки поступающих документов.
Рассылка писем контрагентам.
Организация встреч и переговоров.
Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий.
Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия, проведение рассылки информационных материалов участникам.
Фиксирование исполнения поручений.
Осуществление подготовки документации для заключения договоров, заполнение шаблонов.
Подготовка и рассылка коммерческих предложений.
Подготовка и оформление служебных документов.
Организация прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.
Проведение работ с внутренними учетными системами.
Занесение информации в учётные системы и выполняет периодическую сверку информации в ней с другими источниками.
Требования:
Умение работать в команде.
Навыки работы с проектной документацией, умение составлять отчеты.
Опыт работы администратором проектов или секретарем не менее 3 лет.
Умение работать в офисных программах (Word, Excel, Outlook) и в любой учётной системе.
Грамотная речь, умение общаться с людьми.
Знание основ делопроизводства, нормативно-правовых актов.
Умение проводить аналитическую работу, составлять обзоры и отчеты.
Ответственность, аккуратность, исполнительность, коммуникабельность.
Умение работать с большим объемом информации, умение быстро переключаться между задачами.
Условия:
Трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
Официальная заработная плата;
Офис 15 мин. от м. Белорусская/Савеловская;
Возможно работать с 10:00 до 19:00;
Очень дружный и креативный коллектив;
Развитие навыков и возможность обучения;
ДМС после испытательного срока.