Бизнес-ассистент

Обязанности:

1. Работа с подрядчиками

• Поиск подрядчиков для различных видов услуг (логистика, сертификация и т.д.).

• Сбор и сравнение коммерческих предложений, ведение таблиц с условиями и рейтингами.

• Подготовка и передача технических заданий подрядчикам.

• Контроль оплаты услуг подрядчиков, координация с бухгалтерией, сбор закрывающих документов.

• Постоянная коммуникация по текущим задачам.

2. Организация командировок

• Поиск и бронирование авиабилетов, ЖД-билетов и отелей.
  

3. Контроль выполнения задач

• Сопровождение поручений: контроль сроков, напоминания, сбор статусов.

• Ведение списка задач и контроль исполнения со стороны команды и подрядчиков.

• Координация внутренних процессов и небольших проектов.

4. Сбор и структурирование информации

• Сбор информации от команды для отчетов, финансовых таблиц, аналитики.

• Поиск информации из внешних источников (платформы, подрядчики).

• Структурирование данных в сводные таблицы, составление сравнительных таблиц и обзоров.

5. Работа с помещениями и площадками

• Поиск помещений для открытия новых магазинов, мультибрендовых магазинов для сотрудничества

• Коммуникация с риелторами, организация просмотров, сбор условий аренды.

• Составление сравнительной таблицы по вариантам и подготовка предложений.

6. Поддержка в сертификационных процессах

• Запрос и сбор информации и документов от производственной команды.

• Контроль сроков подготовки и отправки данных на сертификацию.

7. Анализ платформ и сервисов

• Изучение правил и регламентов онлайн-платформ, сервисов и маркетплейсов.

• Подготовка сводок по ключевым особенностям, таблиц сравнения, инструкций для внутренней команды отдела продаж, склада, бухгалтерии

8. Координация процессов найма

• Помощь в подборе, коммуникация с кандидатами, организация встреч.

• Подготовка документов и адаптационных материалов для новых сотрудников.

9. Ведение документации

• Загрузка договоров, документов, инструкций на командные диски.

• Поддержание порядка и структуры в корпоративном облаке.
• Подготовка отчетов, презентаций и служебных записок по запросу руководителя.

• Опыт в административной/ассистентской/операционной роли от 1 года.

• Грамотная письменная и устная речь.

• Уверенный пользователь Google Таблиц, Excel, презентаций, облачных сервисов.

• Умение быстро искать информацию, структурировать хаос в порядок.

• Аккуратность, системность, внимательность.

• Гибкость, проактивность и инициативность.

Плюсом будет:

• Опыт работы в fashion или e-commerce.

• Навыки подготовки презентаций, понимание документооборота.

• Умение работать в Notion / Weeek/ CRM.

— Достойная оплата труда (обсуждается индивидуально по результатам собеседования)

— График 5/2 с 10-00 до 19-00;

— Корпоративное оборудование (мы выдаём все необходимое для удобства работы);

• Реальные перспективы роста внутри команды бренда
• Гибридный формат — офис в Москве + частично удалённая работа.
• Уютный офис, креативная команда, короткий путь от задачи до результата.