«Новый Одеон» — современное театральное и культурное пространство в Москве, включающее в себя залы для мероприятий, гастрономические концепции и проекты в сфере развлечений. Сейчас мы усиливаем надежную команду в центральном офисе и ищем опытного административного ассистента, который поможет организовать бесперебойную работу офиса и документооборота.
Обязанности:
- Ведение документооборота: сканирование, сортировка, систематизация и хранение документов (как в физическом архиве, так и на сервере).
- Прием и отправка входящей/исходящей документации, включая обмен с контрагентами.
- Работа с курьерскими службами и отслеживание доставки документов.
- Подготовка счетов и договоров на мероприятия (взаимодействие с билетным отделом и корпоративными клиентами).
- Координация подписания кадровых документов, поступающих от бухгалтерии.
- Ведение деловой переписки с контрагентами по закрывающим документам.
- Контроль сроков и корректности сбора закрывающих документов от внутренних служб.
- Подготовка актов выполненных работ для ИП и самозанятых.
- Выполнение административных поручений Генерального директора, заместителя и генерального продюсера.
Требования:
- Опыт административной работы с документами от 2 лет (офис-менеджмент, делопроизводство, помощник руководителя и т.п.).
- Уверенные навыки работы с офисными программами и электронной почтой, умение работать с облачными хранилищами.
- Грамотная письменная и устная речь, умение вести деловую переписку.
- Ответственность, аккуратность, системность и внимание к деталям.
- Умение работать в режиме многозадачности и быстро переключаться между задачами.
Условия:
- График работы: пн–пт, с 10:00 до 19:00.
- Офис рядом с метро Белорусская
- Оформление по ТК РФ.
- Работа в команде нового масштабного культурного проекта с возможностями профессионального роста.