Business Assistant / Personal Assistant / Administrative Assistant / Бизнес ассистент

Aramco Innovations is a Russian representative office of the research center that is the part of Saudi Aramco, the state-owned national oil company of Saudi Arabia.

We are looking for a skilled and motivated Business Assistant to join team. The candidate should be responsible for business assistance to the General Director and tasks related to office support. This position involves communication with the General Director, Department directors and Aramco Innovations staff.

Please use profile in English applying for this role.

Please indicate your level of English and salary expectations in your cover letter.

PRINCIPAL DUTIES:

Business Assistance

• Search and work with information, creation of business presentations.
• Collecting, analyzing and systematizing the necessary information required for the General Director.
• Maintaining business contacts: correspondence and phone calls with partners, contractors, suppliers, clients, subcontractors.
• Liaise with different personnel of all levels (Internal and External) on a regular basis in the updating and collation of reports, setting up meetings, schedule, coordinating activities and communications.
• Organize and manage General Director's schedule.
• Prepare expense reports.
• Prepare memoranda, weekly highlights, reports, etc.
• Perform other duties as assigned by Management.

Personal Assistance

• Assist in drafting of formal correspondences (emails, letters, etc.)
• Assist in business travel coordination and arrangements e.g. flight, hotel, transportation, meetings schedule, visa application, travel itinerary of all AIC members etc.
• Assist in travel coordination and request for invitation letter to obtain visa.
• Screen telephone calls, enquiries and requests, and handling them when appropriate.
• Devise and maintain office systems to deal efficiently with proper flow.
• Provide hospitality to guests and visitors; assist: them in hotel reservation and logistic arrangements; setting-up meetings etc.
• Assist and provide support for the top management from head office and international offices, on their hotel reservation, logistic arrangement and meetings schedule.
• Prepare the document folder for all the delegates attending the meetings, and make hotel reservation for delegates.
• Organize feedback and get together dinner for delegates.
• Accompanying the General Director at business meeting and negotiations.

Office Assistance

• Monitoring the stock of stationery and other office products and providing them to employees (including work on monitoring the payment of supplier invoices/closing documents).
• Organize company events (New Year, delegates dinner and etc.).
• Provide support and assist on any ad-hoc projects and assignments when required, including new office space planning, office renovation work, new recruitment, sourcing of corporate gifts, service awards etc.
• Control of the provision of floristry services - control of the counterparty (including work to control the payment of supplier invoices/closing documents).

MINIMUM REQUIREMENTS:

• Required associate degree in any fields. Formal secretarial / administrative / business training preferred.
• Higher education is preferred but is not a must.
• Six (6) years of assistant experience, include supporting at the executive level.
• Experienced in handling of administrative / executive / business support related tasks and able to work independently with little or no supervision.
• Experience in scheduling travel arrangements for senior management.
• Strong working knowledge of MS Office, including Word, Excel, PowerPoint and Outlook.
• Upper-Intermediate level of written and verbal communication skills in English. Fluent spoken and written native language.
• Good organizing, administrative and bookkeeping skills
• Must possess good work habits, a strong work ethic, and be able to adhere to company work hours, policies, and standard business etiquette.

CONDITIONS:

• Registration according to the Labor Code of the Russian Federation.
• Type of employment is service contract (civil contract).
• Salary is discussed.
• Place of work: office (not remote).
• Office: Moscow, Danilovskaya manufactura (Tulskaya, Nagatinskaya).
• Providing opportunities for professional and advanced training.

Вакансия на русском языке:

Aramco Innovations — российское представительство научно-исследовательского центра, входящего в состав Saudi Aramco, государственной национальной нефтяной компании Саудовской Аравии.

Мы ищем опытного и мотивированного Бизнес-ассистента для работы в команде. Кандидат должен отвечать за бизнес помощь генеральному директору и задачи, связанные с поддержкой офиса. Эта должность подразумевает общение с генеральным директором, директорами департаментов и сотрудниками Aramco Innovations.

Пожалуйста, используйте резюме на английском языке при подаче заявки на эту роль.

Пожалуйста, укажите свой уровень английского языка и ожидания по зарплате в сопроводительном письме.

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ:

Бизнес-помощь

• Поиск и работа с информацией, создание бизнес-презентаций.
• Сбор, анализ и систематизация необходимой информации, необходимой генеральному директору.
• Поддержание деловых контактов: переписка и телефонные звонки с партнерами, подрядчиками, поставщиками, клиентами, субподрядчиками.
• Регулярно взаимодействовать с различным персоналом всех уровней (внутренним и внешним) при обновлении и составлении отчетов, назначении встреч, составлении расписания, координации деятельности и коммуникаций.
• Организация и управление графиком генерального директора.
• Подготовка отчетов о расходах.
• Подготовка меморандумов, еженедельных обзоров, отчетов и т. д.
• Выполнение других обязанностей, порученных руководством.

Персональное ассистирование

• Помощь в составлении официальной корреспонденции (электронные письма, письма и т. д.)
• Помощь в координации и организации деловых поездок, например, перелет, гостиница, транспорт, расписание встреч, заявление на визу, маршрут поездки всех членов AIC и т. д.
• Помощь в координации поездок и запросе пригласительного письма для получения визы.
• Проверка телефонных звонков, запросов и просьб и их обработка при необходимости.
• Разработка и поддержка офисных систем для эффективной работы с надлежащим потоком.
• Оказывать гостеприимство гостям и посетителям; помогать им: в бронировании отелей и организации логистики; организации встреч и т. д.
• Помощь и поддержка высшего руководства из головного офиса и международных офисов в бронировании отелей, организации логистики и расписании встреч.
• Подготовка папки с документами для всех делегатов, посещающих встречи, и бронирование отелей для делегатов.
• Организация обратной связи и организация ужина для делегатов.
• Сопровождение генерального директора на деловых встречах и переговорах.

Помощь в работе офиса

• Контроль запасов канцелярских товаров и других офисных товаров и предоставление их сотрудникам (включая работу по контролю оплаты счетов поставщиков/закрывающих документов).
• Организация корпоративных мероприятий (Новый год, ужин для делегатов и т. д.).
• Оказание поддержки и помощи в любых специальных проектах и ​​заданиях при необходимости, включая планирование нового офисного пространства, ремонтные работы в офисе, набор новых сотрудников, поиск корпоративных подарков, наград за услуги и т. д.
• Контроль предоставления услуг флористики — контроль контрагента (включая работу по контролю оплаты счетов поставщиков/закрывающих документов).

МИНИМАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ:

• Требуется степень младшего специалиста в любой области. Предпочтительно формальное секретарское/административное/деловое обучение.
• Высшее образование предпочтительно, но не обязательно.
• Шесть (6) лет опыта работы помощником, включая поддержку на уровне руководства. Опыт решения административных/исполнительных/бизнес-задач, связанных с поддержкой, и способность работать самостоятельно с небольшим контролем или без него.
• Опыт планирования поездок для высшего руководства.
• Хорошие рабочие знания MS Office, включая Word, Excel, PowerPoint и Outlook.
• Уровень письменных и устных коммуникативных навыков на английском языке на уровне Upper-Intermediate. Свободное владение устным и письменным родным языком.
• Хорошие организационные, административные и бухгалтерские навыки
• Должен обладать хорошими рабочими привычками, сильной трудовой этикой и уметь соблюдать рабочее время, политику компании и стандартный деловой этикет.

УСЛОВИЯ:

• Оформление в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
• Тип занятости — договор оказания услуг (ГПХ).
• Зарплата обсуждается.
• Место работы: офис (не удаленный).
• Офис: Москва, Даниловская мануфактура (Тульская, Нагатинская).
• Предоставление возможностей для профессионального и повышения квалификации.