Бизнес-ассистент руководителя компании

Пожалуйста, внимательно ознакомьтесь с условиями и перечнем задач перед откликом.

Обязанности ассистента

Организационно-бытовой блок:

• Ежедневно - подбор и заказ питания по критериям, координация доставки, взаимодействие с поставщиками и сервисами
• Поиск и бронирование жилья согласно заданным параметрам, сопровождение заселения и выезда, взаимодействие с собственниками
• Контроль организационных вопросов, связанных с проживанием в разных городах и странах
• Услуги уборки (поиск, координация, оплата)
• Помощь в подборе и организации внешних услуг: обучение, спортивные занятия, консультации, медицинские визиты и досуговые активности
• Поиск и аренда автомобиля
• Поиск, подбор и покупка авиа/жд билетов и трансфера
• Заказ и контроль доставки товаров через интернет-магазины, работа с курьерскими службами
• Организация логистики мелких и регулярных заказов (бытового характера), в т.ч. через локальные сервисы
• Обеспечение бесперебойного выполнения сопутствующих задач, связанных с личной эффективностью руководителя

• Организация конвертации средств (через официальные сервисы или банки)
• Сопровождение клиентских платежей и контроль поступления
• Подготовка и направление счетов на оплату
• Ведение коммуникации с юристом по вопросам оформления документации, отправка и сопровождение документооборота с клиентами

• Планирование дня: составление расписания исходя из долгосрочных целей
• Поиск и координация работы подрядчиков (монтажеры, продюсеры, дизайнеры и т.п.), постановка тз, контроль выполнения задач, организация оплаты, взаимодействие с арт-директором
• Ведение внутренней отчетности (финансовая отчетность, проектная отчетность и тд) в таблицах

• Сбор, структурирование и анализ информации по индивидуальным запросам

Требования к ассистенту:

• Инициативность и ответственность (достаточно сказать ЧТО нужно сделать, вы сами найдете КАК)
• Энергичность, быть двигателем всех процессов (вы напоминаете мне обо всем, а не я вам)
• Внимание к деталям и высокие стандарты (при выборе жилья, подрядчиков, помощи в организации быта и т.д.)
• Умение структурировать информацию, работать с таблицами и схемами. Нужно уметь структурировать хаос в понятные системы.
• Длительный опыт на схожей позиции, в бизнес-ассистировании, управлении, организации, возможно в продажах. От 1-2 лет.
• Навыки управления исполнителями, умение выстраивать процессы и добиваться результата
• Знание английского языка на уровне B1

Условия:

• Удаленный формат сотрудничества
• Возможна работа по договору с самозанятыми или ИП
• График свободный
• Уровень дохода: от 130 000 до 160 000 рублей в месяц (по итогам собеседования)

Если вы умеете эффективно справляться с задачами, ориентированы на результат и ищете интересную и динамичную роль - будем рады вашему отклику!