Важно: Мы ищем не просто ассистента, а вовлечённого, тактичного и ответственного человека, который чувствует настроение и приоритеты руководителя, способен быть включённым 24/7 и не боится нестандартных задач. Вы — надёжная правая рука, а не диспетчер.
Сайт: https://kmgprod.ru
В Ваши обязанности будет входить:
Организовывать работу руководителя;
-
Планировать рабочий день руководителя;
-
Фильтровать приоритетные задачи и события;
- Уведомлять руководителя о запланированных мероприятиях, в случае необходимости вносить корректировку;
- Уведомлять об изменениях во встречах руководителя и участников встречи от Общества;
- Организовывать совещания (подготавливать необходимые материалы, список участников);
- Предоставлять информацию по запросу руководителя в доступном к пониманию и оценке виде;
- Организовывать участие руководителя в мероприятиях различного уровня (узнавать все детали и предоставить развернутую информацию о мероприятии, адресе, условиям прохода. Подготавливать все необходимые материалы, документы и предоставлять руководителю);
- Обеспечивать наличие в достаточном количестве питьевой воды, средств гигиены, и иных предметов по запросу руководителя;
Вести делопроизводство:
- Осуществлять сбор, оформление, регистрацию документов;
- Вести протоколы совещаний по установленной форме. По окончанию совещания, в кратчайшие сроки отправлять протоколы участникам, получая подтверждения, при необходимости корректировать формулировки задач без потери смысловой нагрузки;
- Координировать работу между сотрудниками, находящимися в прямом подчинении у руководителя. Своевременного передавать информацию, быть на связи, оказывать содействие;
- Принимать гостей и посетителей. Создавать благоприятную атмосферу, проявлять заботу, предлагать разместить вещи, чай или кофе, сопровождать гостей;
- Организовывать командировки, встречи руководителя (бронирование билетов, разработка маршрута, бронирование отелей, планирование и организация мероприятий);
- Осуществлять своевременный заказ канцелярии, бытовой химии при необходимости совершать разнохарактерные покупки по запросу;
- Составлять маршрут водителя на день с указаниями адресов и времени. Предоставлять для ознакомления водителю заблаговременно (вечером предыдущего дня);
- Оформлять пропуск на машину и водителя (при наличии парковки/въезда на территорию);
- Координировать работу водителя в течении смены, сообщать об изменении маршрута/поручений и пр.
Мы ожидаем от кандидата:
- Аналогичный опыт работы помощником или ассистентом руководителя (первое лицо) от 3-х лет, оконченное высшее образование;
- Готовность быть на связи 24/7 (ответить на звонок);
- Формат “правая рука руководителя” — Вы в курсе всего важного, с гибким графиком и максимальной вовлечённостью и поэтому режим 24/7 будет иметь место в Вашей работе, однако такое ценного опыта Вы точно не приобретете ни в одной компании России.
- Уверенный ПК пользователь, знание основных офисных программ и техники;
- Умение организовать он-лайн связь, совещание и пр.
- Знание делового этикета.
- Готовность к работе в режиме многозадачности и быстроту мышления.
Мы предлагаем:
- Официальное трудоустройство, полное соблюдение ТК РФ.
- Режим работы- ненормированный рабочий день, 5/2 с 9.00 час. (суббота, воскресенье выходной);
- Заработную плату от 150 000 руб. / мес. (на руки).
- Возможности карьерного роста.
- Комфортабельный офис в центре Москвы, м. Кропоткинская / Смоленская. 7-10 минут пешком.
Резюме без фото не рассматриваются. Спасибо за понимание.