Обязанности:
- Полная административная поддержка руководителя: планирование рабочего дня, организация встреч и совещаний, контроль календаря и рабочего графика руководителя, контроль дедлайнов
- Визовая и Trevel поддержка руководителя и членов семьи (большой объём задач): командировочные расходы, бронирование билетов, отелей и т.д. Организация и координация зарубежного досуга: бронирование отелей, ресторанов, планирование отдыха, включая сбор пожеланий к размещению и питанию. Организация трансфера, организация развлечений.
- Контроль графика работы персонального водителя, логистика
- Контроль за личными административно-хозяйственными расходами, оплата счетов, взаимодействие с обслуживающим персоналом и подрядными организациями, решение текущих и внезапно возникающих хозяйственных вопросов
- Информационная поддержка и обеспечение руководителя, консолидация информации, поиск и презентация информации по запросу руководителя
- Управление всем кругом порученных задач, желательно предвосхищение возможных проблем
- Ведение деловой переписки, делопроизводство (взаимодействие с банками, нотариусами и т.д.), хранение и систематизирование информации в электронном виде
- Организация системы постановки и контроля исполнения задач, определение приоритетности и сроков исполнения. Обязательно и предпочтительно использование в работе достижений современной сферы ИТ, а именно: автоматизация рутинных процессов, автоматизация задач и уведомлений. Поиск, тестирование и внедрение новых ИТ инструментов. Использование в работе ChatGPT, Notion, Zapier, Airtable, Todolist и др
- Выполнение иных поручений
- Аналогичный опыт работы личным помощником с большим упором и приоритетом на выполнение персональных поручений и задач
- Высокая самостоятельность и вовлечённость во все процессы, умение создать вокруг руководителя "зону комфорта"
- Умение держать в голове множество разноплановых задач, организованность, ответственность
- Любовь к автоматизации процессов, открытость новым технологиям, редуцирование рутинных процессов
- Английский язык-рабочий уровень, необходимый для решения вопросов и задач, возникающих у руководителя в зарубежных поездках
- Полная занятость, гибридный формат работы (в основном удалённо, 1/2 раза в неделю появляться в офисе в Москве)
- Перспектива карьерного и профессионального роста
- Возможность обучения и повышения квалификации за счёт работодателя