Бизнес-ассистент (сфера услуг, апартаменты)

Привет! Ищу бизнес-ассистента / администратора для управления апартаментами и квартирами для сдачи посуточно. Это две роли в одной, которые нужно совмещать.

Миссия администратора — помочь перейти к масштабированию бизнеса, заменить меня, чтобы все работало с сохранением ценностей и качества. Администратор взаимодействует внутри и снаружи: клиенты, контрагенты, соседи, городские службы. Цель на старте — как можно скорее погрузиться во все операционные процессы.

Миссия бизнес-ассистента — делать автономные исследовательские и аналитические задачи, ускоряя сбор данных для принятия решений. Ассистент помогает лично мне с вопросами, которые требуют погружения и времени. Цель на старте — выполнять качественный анализ информации с учетом контекста.

Что нужно делать как администратору апарт-отеля? — 60% задач

• Принимать заявки на бронирования, предлагать варианты, развивать отношения с гостями для повторных обращений.

• Вести учет бронирований, финансов, проблем и пожеланий гостей.

• Взаимодействовать устно и письменно с представителями государственных и коммерческих организаций.

• Контролировать состояние апартаментов, работу горничной и тех. персонала на объектах.

• Осуществлять закупки, поддерживать запасы расходных материалов.

• Выезжать на объекты в пределах Москвы в рабочее время по запросу (не более 1-2 раз в неделю с 12:00 до 15:00).

Что нужно делать как бизнес-ассистенту? — 40% задач

• Создавать, корректировать документы, организовывать обмен с контрагентами (договоры, акты, соглашения).

• Обрабатывать большой объем текстовой информации, искать и проверять достоверность, структурировать данные, делать аналитические выкладки.

• Делать цифровые отчеты, находить ошибки в подсчетах.

• Помогать тестировать гипотезы содержания услуг и каналов продаж.

Как совмещать? Условия и преимущества

• Гибкий график: 5 дней в неделю, 6 часов в день (с 10:00 до 16:00 с возможностью сдвига на 1 час), work-life balance возможен.

• Удаленная работа: в дни без выездов можно работать из дома / кафе / с телефона без ущерба рабочим вопросам.

• Приоритеты: у каждой задачи есть сроки и важность, которые нужно держать в памяти — что-то можно перенести, что-то важно выполнить быстро.

• Договорная работа: контракт с самозанятым или ИП. Оплачиваемый отпуск после испытательного срока.

• Мультиролевой подход: подходит тем, кто работал ассистентом, но хочется больше общения или, наоборот, менеджеру, который хочет больше задач "в глубину".

Требования

• Опыт работы менеджером / бизнес-ассистентом / аналитиком от 1 года в любой сфере
• Умение управлять личными задачами: фиксировать факт постановки с любой формулировкой, уточнять детали, запрашивать доп. информацию, напоминать о смежных вопросах.
• Высокая скорость реакции и контроль времени: до 15 мин на отклик, можете оценить время на задачу, отчитаться о потраченном времени.
• Для вас нет вопросов, в которых нельзя разобраться: есть интернет, есть AI-ассистенты, есть телефон — вы знаете, чем и когда воспользоваться.
• Хорошо ведете письменную коммуникацию, имеете высокий уровень грамотности, четко и понятно излагаете мысль.
• Умеете считать: вас не пугают многоколоночные отчеты с цифрами, наличие источников данных и файла в Excel достаточно, чтобы при наличии формул построить аналогичный отчет за новый период.