Специалист по делопроизводству

Мы ИТ-компания Экосистемы Сбера и работаем под брендом СберАналитика.

СберАналитика — это аналитическая платформа, продукты которой помогают нашим клиентам открывать и развивать бизнес, изучать конкурентов, управлять рисками и оценивать аудиторию. Мы развиваем инновационные решения, исследуем все ключевые метрики и показатели для бизнеса и госсектора. Мы реализуем аналитику на реальных данных, ориентируемся на лучшие мировые практики и работаем на современном техническом стеке.

Для поддержки нашей эффективной работы нам нужен организованный и системный подход к документообороту.

Мы ищем ответственного и инициативного Специалиста по делопроизводству, который возьмет на себя ключевую задачу по построению и оптимизации системы делопроизводства в нашей компании. Твоя основная миссия – навести порядок в документообороте, обеспечить его прозрачность, своевременность и надежность, стать гарантом исполнительской дисциплины по поручениям руководства.

Обязанности:

• Построение и оптимизация системы делопроизводства: анализ текущих процессов, выявление узких мест, разработка и внедрение эффективной системы обработки документов (входящая/исходящая корреспонденция, внутренние документы, поручения) с учетом лучших практик холдинга и ИТ-среды.
• Организация работы с документами: регистрация, учет, распределение, контроль исполнения входящей и исходящей корреспонденции. Организация системы электронного документооборота (ЭДО).
• Управление поручениями руководства: фиксация поручений, их четкое распределение по исполнителям и иерархии, установление сроков исполнения, систематический контроль выполнения. Информирование руководства о статусе исполнения.
• 1С:Документооборот (илиРабота в системе 1С:Документооборот (или аналогичной): ведение базы документов, настройка маршрутов согласования и исполнения, обеспечение корректной работы системы, обучение пользователей базовым функциям (при необходимости).
• Разработка и поддержание регламентов: создание и актуализация инструкций, положений и регламентов по делопроизводству.
• Обеспечение архивного хранения документов: организация текущего хранения и подготовка документов для архивного делопроизводства (в электронном и/или бумажном виде согласно требованиям).

Требования:

• Опыт работы в делопроизводстве, документообороте, секретарском деле или административной поддержке от 3-ех лет. Опыт именно в настройке/оптимизации процессов будет ключевым преимуществом;
• Обязательное знание основ делопроизводства и документооборота (ГОСТы, основные виды документов, правила оформления, регистрации, контроля исполнения);
• Опыт работы с системами ЭДО, особенно с 1С:Документооборот (или аналогами);
• Уверенный пользователь ПК (MS Office, почтовые клиенты);
• Высокая степень самоорганизации, внимательность к деталям, аккуратность, ответственность;
• Аналитический склад ума и системное мышление: умение анализировать существующие процессы, выявлять проблемы, предлагать и внедрять решения;
• Умение работать с большими объемами информации, расставлять приоритеты, соблюдать дедлайны;
• Коммуникативные навыки для взаимодействия с разными подразделениями и контроля исполнения поручений;
• Желателен опыт работы в ИТ-компании или крупной корпоративной структуре (холдинг).

Условия:

• Оформление в штат по ТК РФ;
• Работа в аккредитованной ИТ-компании, сопутствующие льготы;
• Ежегодный бонус по итогам работы (при выполнении KPI);
• ДМС, в т.ч. для родных по программе со-оплаты;
• Скидки и льготы от партнеров;
• Возможность реализовать свой потенциал в построении эффективных процессов с нуля/их значительной оптимизации;
• Офисный формат работы (БЦ "Кругозор") м. Калужская/Воронцовская.