ACTON FLOW
Офис-менеджер
150 000 - 200 000 KZT
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Написание текстов
- Деловое общение
- Деловая переписка
- Документооборот
- Тревел-поддержка
- Взаимодействие с курьерскими службами
- Бумажный документооборот
- Архивирование документов
- Прием посетителей
- Организация работы приемной
- Хранение документов
- Организация корпоративных мероприятий
- Работа с оргтехникой
- Электронный документооборот
- Хозяйственное обеспечение офиса
- Оформление командировок
- Телефонные переговоры
- Казахский — C2 — В совершенстве
- Русский — C2 — В совершенстве
Обязанности:
-
1. Административные задачи:
- Организация документооборота: Ведение и учет документации, обработка входящей и исходящей корреспонденции, архивация документов.
- Подготовка и оформление документов: Составление и оформление различных деловых документов (служебные записки, приказы, договоры и т.д.).
- Контроль за выполнением поручений: Отслеживание и контроль выполнения поручений руководства и административных задач сотрудниками.
-
2. Управление офисом:
- Обеспечение работы офиса: Заказ канцелярских и хозяйственных товаров, контроль за наличием необходимых материалов и расходников.
- Поддержание чистоты и порядка: Организация уборки офиса, контроль за чистотой и порядком в офисных помещениях.
- Работа с подрядчиками: Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками по вопросам технического обслуживания и ремонта офиса.
-
3. Координация и поддержка сотрудников:
- Поддержка сотрудников: Решение административных вопросов, предоставление необходимой информации и документов.
- Организация встреч и совещаний: Подготовка помещений для встреч и совещаний, бронирование переговорных комнат, обеспечение технической поддержки.
- Координация деловых поездок: Организация командировок, бронирование билетов и гостиниц, оформление командировочных документов.
-
4. Финансовые задачи:
- Бюджетирование: Контроль за расходами на административные нужды, ведение учета финансовых операций, связанных с офисными расходами.
- Работа с бухгалтерией: Передача первичных бухгалтерских документов, взаимодействие с бухгалтерией по вопросам оплаты счетов и ведения отчетности.
-
5. Информационная поддержка:
- Работа с информацией: Сбор, анализ и систематизация информации, подготовка отчетов и презентаций.
-
6. Организация мероприятий:
- Корпоративные мероприятия: Подготовка и организация корпоративных мероприятий, праздников, тренингов и тимбилдингов.
- Презентации и встречи: Организация и проведение презентаций, встреч с клиентами и партнерами.
-
7. IT-поддержка:
- Работа с оргтехникой: Обслуживание и настройка офисной техники (принтеры, сканеры, копировальные машины).
- Техническая поддержка: Взаимодействие с IT-службами для решения технических проблем, связанных с офисным оборудованием и программным обеспечением.
-
8. Выполнение дополнительных поручений:
- Индивидуальные задачи: Выполнение разовых поручений руководства, связанных с административной деятельностью.
- Поддержка других отделов: Оказание помощи другим отделам компании в административных вопросах по мере необходимости.
-
высшее или среднее образование;
-
грамотная и поставленная речь;
-
организаторские способности;
-
самостоятельность в принятии решений;
-
умение распределять обязанности между персоналом;
-
коммуникабельность;
-
гибкость;
-
тактичность;
-
пунктуальность;
-
добросовестность;
-
деловой этикет.
- график работы: 5/2
- режим работы: с 09:00 до 18:00
- официальное трудоустройство