Требования:
- Высшее образование.
- Грамотность и умение излагать свои мысли.
- Наличие организационных навыков.
- Опыт работы от года до 3-х лет.
- Знание программ: MS Office, SAP, Lotus Notes 8,5 (Basic), Tessa
Обязанности:
- Готовить проекты служебных записок, официальных писем от лица непосредственного руководителя.
- Обеспечивать ознакомление сотрудников с кадровыми документами и документами по основной деятельности сотрудников своего подразделения, своевременно передавать скан копии документов с оригиналами подписей в службу кадрового администрирования.
- Обеспечивать ознакомление с регламентирующими деятельность службы приказами, распоряжениями Дивизиона «Север», своевременно передавать скан копии документов с оригиналами подписей в службу делопроизводства.
- Обеспечивать ознакомление с информационными документами по охране труда и техник безопасности.
- Обеспечивать наличие доверенностей у материально ответственных лиц.
- Составление заявки на получение корпоративной сим карты.
- Составлять заявки на канцелярские принадлежности, ежемесячно.
- Составлять заявки на получение доступа к учётной системе SAP, системе электронного документооборота Lotus Notes И Tessa Applications.
- Организовывать приобретение авиа и ж/д билетов для проезда персонала при смене вахт(перевахтовке), в том числе, составлять списки, подавать заявки в соответствующую диспетчерскую службу для приобретения билетов.
- Организовывать размещение работников в промежуточных маршрутных пунктах при осуществлении смены вахты(перевахтовке), в том числе составлять списки, подавать заявку на проживание в общежитии, гостинице.
- Формировать заявки на оформление пропусков работникам, в том числе на объекты, доступ на которые регламентируется соответствующими положениями о пропускном и внутриобъектовом режимах.
- Контролировать ведение документооборота в соответствии с утверждённой приказом Дивизиона номенклатурой дел.
- Контролировать своевременность предоставления авансовых отчетов по командировкам работников своего направления.
- Предоставлять скан копии документов по запросу специалистов других подразделений.
- Предоставлять необходимую информацию по запросу руководства и нести ответственность за ее достоверность и своевременность.
- Знать и использовать в работе инструмент ДРП-Доска Решения Проблем.
- Должен вырабатывать и подавать идеи, направленные на улучшение работы и снижение потерь в процессах и действиях.
- Выполнять регистрацию писем в Tessa Applications.
- Обрабатывать, направлять на модернизацию, назначать ответственных за поступающие рационализаторские предложения на портале.
Условия работы:
- Офисный сотрудник, пятидневная рабочая неделя.
- Декретная ставка.