Офис-менеджер

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности компании.
• Оформляет документы для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует техническое обслуживание и ремонт оргтехники.
• Устанавливает контакты и взаимодействует с эксплуатационными службами, для проведения ремонтных работ, решения вопросов технического характера, а также по вопросам выставления счетов на аренду парковки, коммунальные услуги и иные работы.
• Закупает канцелярские товары, расходные материалов, технику и оборудование.
• Организует проведение ремонтных работ (в том числе организация ремонта техники, закупка комплектующих и т. д.);
• Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов.
• Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
• Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса, контролирует работу уборщиков, организует поддержку чистоты и порядок в ее отсутствие.
• Контролирует работу службы по очистке аквариума.
• Организует полив растений в офисе.
• Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с требованиями пожарной безопасности.
• Ведет делопроизводство, управляет входящими и исходящими звонками, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Организует и ведет документооборота, работает с входящей и исходящей корреспонденцией, принимает и отправляет (взаимодействие с почтой России, курьерскими службами);
• Заказывает авиа- и железнодорожные билеты, обеспечивает заказ автотранспорта для работников офиса.
• Организует прием посетителей, заказывает и оформляет пропуска на территорию и в офисные помещения, проводит координацию по офису;
• Обеспечивает проведение переговоров с партнерами, клиентами.
• Готовит проведение деловых встреч (бронирует и готовит переговорные комнаты, организует чай/кофе, закуски);
• Ведет и составляет протоколы совещаний.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя и контролирует их подписание.
• Готовит документы и материалы.
• Составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Формирует дела и обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Проводит фильтрацию корпоративной электронной почты;
• Готовит корпоративные мероприятия, организует дни рождения, поздравления партнеров компании.
• Ведет деловую переписку.
• Контролирует выполнение поручений руководства.
• Оформляет, систематизирует и предоставляет отчетные материалы в электронном виде на электронном носителе, в формате *.pdf, а также в форматах, в которых они разрабатывались и доступных для редактирования, при этом текстовые материалы предоставляет в форматах, совместимых с Microsoft Office. Систематизирует и хранит результаты выполненных трудовых функций на внутреннем диске (средстве хранения информации) общества.
• В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

Администратор должен знать:

• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности общества и ведения делопроизводства;
• функции, задачи, структуру общества и ее подразделений, ее связи;
• руководящий состав общества и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• правила взаимодействия с партнерами, клиентами;
• правила и методы организации работы офиса;
• правила организации приема посетителей;
• стандарты делопроизводства (перечень документов, подлежащих хранению; классификацию документов, порядок их оформления, регистрации, прохождения, хранения);
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• порядок заключения договоров;
• организацию снабжения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями;
• методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера;
• правила делового общения;
• правила организации приемов в офисе;
• правила речевого этикета;
• этику делового общения;