Обязанности:
1. Ведет учет, осуществляет прием, регистрацию и сканирование входящей корреспонденции. Производит первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, распределяет письма и документы в структурные подразделения.
2. Осуществляет контроль над исполнением входящей корреспонденции в срок.
3. Ежемесячно представляет статистический отчет об исполнительной дисциплине по входящей корреспонденции.
4. Проверяет приказы на правильность оформления, наличие всех, подписей, печатей. Осуществляет регистрацию производственных приказов. Контролирует своевременную сдачу приказов на регистрацию. Ведет ежемесячный учет зарегистрированных производственных приказов.
5. Обеспечивает сохранность и конфиденциальность входящей, исходящей корреспонденции и производственных приказов.
6. Оказывает информационно – методическую помощь сотрудникам структурных подразделений в организации делопроизводства.
7. Формирует исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой и передает законченные дела в архив.
8. Заполняет табель рабочего времени, сверяет расчетную ведомость внештатных сотрудников Сектора и Отдела.
9. Принимает участие в разработке внутренних документов и нормативно-правовых актов в области делопроизводства.
10. Разрабатывает инструкции, положения, готовит приказы в зоне ответственности Сектора, Отдела.
11. Разрабатывает технические задания для оптимизации платформы SharePoint, по регистрации входящей корреспонденции и производственных приказов.
12. Формирует ежемесячный статистический отчет Сектора, Отдела.
13. Принимает участие в разработке технического задания на поиск поставщиков курьерских и почтовых услуг.
14. Контролирует своевременную передачу закрывающих счетов за оказанные ежемесячные услуги.
Требования:
Образование: Высшее
Стаж работы: Не менее 2 лет в канцелярии
Знание правил и норм охраны труда и техники безопасности в рамках деятельности своего подразделения.
Законодательные и иные нормативные правовые акты РК, методические материалы, касающиеся деятельности компании и ведения делопроизводства;
Знание делопроизводства: методы регистрации и обработки документов;
Навыки деловой переписки;
Знание основ этики и эстетики, правила делового общения;
Условия:
Что мы предлагаем:
- Годовой отпуск 24 дн + 4 дополнительных дня (при использовании 24 дн.);
- После испытательного срока частичная компенсация от компании по категориям:
1. Медицина (приёмы врачей, анализы, медикаменты, УЗИ, МРТ и т. п.)
2. Образование (курсы, книги, обучение в школах и дет сады для детей)
3. Фитнес (тренажерные залы, спортивные секции, танцы, бассейн, йога и т. п.)
4. Путешествия (путевки за пределы и внутри РК, авиа и Ж/Д билеты, гостиницы)