Обязанности:
- Обеспечение эффективного функционирования офиса и поддержка рабочих процессов;
- Создание комфортной и продуктивной среды для сотрудников и гостей компании;
- Повышение эффективности работы через улучшение процессов и внедрение новых технологий;
- Обеспечение сотрудников необходимыми ресурсами и информацией для выполнения задач;
- Ежедневная проверка состояния офиса (наличия огнетушителей, поломки мебели, оборудования, перегоревшие лампы, текущие краны в санузлах и т.д.);
- Ведение бюджета офиса и контроль расходов отдела;
Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками (уборка, охрана, канцелярия, питание, обслуживание живых растений):
- Заключение договоров на услуги;
- Оснащение региональных офисов расходными материалами; мебелью;
- Ведение договоров на аренду офисным помещений;
- Регулярный мониторинг и заказ канцелярии для основного офиса и региональных площадок;
- Создание списков необходимых товаров на основе анализа потребностей сотрудников и текущих запасов;
- Оформление заказов на канцелярские товары и продукты, соблюдение сроков и условий доставки;
- Контроль расходов на закупки, соблюдение установленного бюджета;
- Подготовка отчетов о расходах и запасах для руководства;
- Выполнение иных поручений в рамках работы Административного отдела;
- Организация ремонтных работ, перестроек в офисе, внутриофисных перемещений, переездов;
- Заказ новой мебели в офис, ремонт текущей;
- Контроль выполнения строительных работ и контакт с техническим персоналом офиса;
- Организация генеральных уборок в офисе;
- Мелкие ремонтные работы, кофе-брейки; вызов грузчиков, заказ офисных растений;
- Контроль работы поставщика Комус по всей России;
- Ведение каталога компании, согласование всех заказов вне каталога;
- Взаимодействие с ремонтной службой по вопросам поддержания и обслуживания офиса;
- Организация небольших перемещений внутри офиса (переезды сотрудников, перемещение мебели);
- Помощь в организации мероприятий в офисе (корпоративные визиты, праздники, тренинг-сессии, клининг-дни и т.п.);
- Участие в реорганизация пространства, глобальные переезды, внедрение новых сервисов и т.п.;
- Анализ бронирования рабочих мест, составление отчетов по бронированию;
- Коммуникация с сотрудниками по вопросам функционирования офис;
- Написание инструкций, политик и процедур.
Требования:
- Высшее образование;
- Опыт работы в области администрирования или руководителя административного отдела от 1 года;
- Опыт управления поставщиками;
- Свободное владение офисными программами (Word, Power Point, Excel);
- Высокий уровень коммуникации;
- Организационные навыки и таим менеджмент;
- Умение решать проблемы;
- Межличностные навыки;
- Клиентоориентированность.
Условия:
- Официальное трудоустройство по ТК РФ;
- Ежегодный пересмотр заработных плат;
- ДМС со стоматологией (25+ лучших клиник Москвы), страхование жизни;
- График работы: 5/2, работа в офисе с 10-00 - 18-30;
- Мобильная связь;
- Программа поддержки сотрудников (well-being);
- Дружная и профессиональная команда;
- Офис: Москва-сити.