Обязанности:
Рабочий процесс и документационное сопровождение:
- Организация приема телефонных звонков и электронной почты;
- Документальное обеспечение деятельности офиса и руководителей, включая подготовку документов к подписанию, работу с почтовыми отправлениями (получение, отправка писем Почтой России, курьерская доставка в Москве, самостоятельная доставка в пределах г. Москвы в случае необходимости);
- Документооборот и архивирование, включая обработку бумажных и электронных документов (формирование архива, сканирование, занесение в базы данных).
Административная поддержка и техническое обслуживание:
- Прием и распределение внутренней и внешней корреспонденции среди подразделений организации;
- Обеспечение функционирования организационной техники (принтеры, сканеры и другое оборудование);
- Поддержание чистоты и порядка в помещениях офиса, контроль наличия необходимых расходных материалов и технических ресурсов.
Организационные мероприятия и коммуникационная поддержка:
- Встречи, переговоры, совещания: подготовка помещений, размещение участников, обеспечение комфорта гостей и сотрудников;
- Заказ пропуска для посещения офиса сотрудниками и гостями.
- Организация аудио- и видеоконференций, координация технической стороны мероприятий.
Информационно-справочная деятельность и логистика:
- Поиск необходимой информации в интернете и через справочные сервисы по запросам руководства;
- Работа с онлайн-площадками по заказу бытовых покупок, товаров первой необходимости и контроля их своевременной доставки сотрудникам;
- Оформление заказов на поставку канцелярии, бумаги, расходников для принтеров и других предметов быта.
Управление ресурсами и административные процедуры:
- Контроль оплаты аренды помещения, коммунальных платежей, подписки на услуги связи и прочие сервисные платежи;
- Доведение поручений начальства до исполнителей и контроль исполнения задач;
- Координация взаимодействия сотрудников и руководителей с внутренними структурами и внешними контрагентами.
Хозяйственно-бытовое обеспечение:
- Подготовка напитков (чай, кофе) для руководства и гостей офиса;
- Сбор, обработка и хранение различной информации по заданиям руководства.
Дополнительные задания:
- Выполнение прочих поручений руководства, возникающих в процессе работы.
-
Опыт работы в качестве офис-менеджера не менее 2 лет;
-
Уверенный пользователь ПК (Excel, Word), опыт работы с оргтехникой;
-
Умение работать с большим объемом информации;
-
Знание делового этикета, правил делового общения, грамотная устная и письменная речь;
-
Хорошая оперативная память;
-
Коммуникабельность, гостеприимство, стрессоустойчивость, четкое понимание поставленных задач, внимательность, исполнительность, серьезное отношение к работе, умение работать в режиме многозадачности, организованность, пунктуальность, презентабельный внешний вид.
- Своевременная выплата заработной платы и полное соблюдение ТК РФ;
- График работы: 5/2 с 10:00 до 19:00ч. (или с 9:00ч. до 18:00ч);
- Работа в современном и комфортном офисе;
- Профессиональное развитие и карьерный рост в стабильной компании;
- Территориальное расположение офиса – шаговая доступность м. Парк Победы.