Мы ищем внимательного и ответственного Ассистента отдела мероприятий, который станет поддержкой команды в организации поездок, взаимодействии с подрядчиками и сопровождении мероприятий. Основная задача — обеспечение безупречной логистики, документооборота и координации, чтобы каждое событие проходило на высоком уровне.Обязанности
- Полное сопровождение командировок сотрудников и гостей мероприятий: авиабилеты, отели, трансферы.
- Координация всех деталей поездок (маршруты, таймлайны, визовая поддержка).
- Подготовка и подача отчетов по командировочным расходам.
- Поиск новых подрядчиков (площадки, кейтеринг, мерч, оборудование) и проведение первичных переговоров.
- Запрос и сравнение коммерческих предложений, подготовка данных для принятия решений.
- Поддержание коммуникации с текущими поставщиками.
- Помощь в подготовке программ мероприятий и сценарных планов.
- Подготовка раздаточных материалов и бейджей.
- Координация участников на площадке во время проведения мероприятий.
- Ведение и обновление трекеров (бюджеты мероприятий, расходы на поездки, базы подрядчиков).
Требования
- Опыт работы от 1 года в роли администратора, ассистента или координатора, желательно в сфере мероприятий, маркетинга или в динамичной компании.
- Подтвержденный опыт организации командировок (бронирование билетов, отелей).
- Отличные навыки работы с ПК: уверенное владение MS Office (обязательно Excel — сводные таблицы, фильтры; а также Word, PowerPoint).
- Опыт работы с системами документооборота (Jira, Confluence или аналогичными).
- Высшее образование (предпочтительно менеджмент, туризм).
- Внимательность к деталям и высокая ответственность.
Мы предлагаем
- Возможность развиваться в сфере организации мероприятий и участвовать в масштабных проектах.
- Опыт взаимодействия с ведущими подрядчиками и командировочной логистикой.
- Поддержку опытной команды и обмен экспертизой.
- Гибкий график и удалённый формат работы.
- Официальное оформление через Service Agreement.