Executive Assistant для ТОП менеджера

Executive Assistant для ТОП менеджера крупной компании

Мы ищем Executive Assistant для ТОП-менеджера очень крупной компании в российской промышленности и международных бизнес-ассоциациях.

В плотном графике — десятки встреч и ключевые проекты, требующие структурированного подхода и оперативного контроля. Поэтому руководителю нужен надежный и системный ассистент-правая рука, который возьмет на себя фильтрацию входящей информации, координацию бизнес и личных процессов

Ваша ключевая задача — создать эффективную систему, где все работает четко, без хаоса и руководить командой ассистентов. Важно не просто исполнять поручения, а предугадывать потребности, находить решения и держать процессы под контролем.

Руководитель требовательный, но поддерживающий, который готов вкладываться в развитие своих сотрудников, делиться ценными навыками и расширять их горизонты.

Распределение задач: 50% бизнес, 50% личное

Какие будут задачи:

Бизнес блок:

• Глубокое проактивное управление календарём: приоритизация задач, буферизация времени, оптимизация маршрутов и стыковок, предварительная проработка встреч и событий.
• Планирование с горизонтом от нескольких месяцев, постоянная адаптация под изменения и форс-мажоры.
• Координация работы команды помощников и подрядчиков, контроль сроков и качества выполнения.
• Организация командировок и деловых поездок (визовые документы, бронирования, тревел-гайды, сопровождение).
• Подготовка к форумам, переговорам, официальным визитам и международным мероприятиям.
• Сбор, систематизация и предоставление информации, подготовка брифов и материалов.

Личный блок:

• Координация личного помощника, взаимодействие с семьёй по вопросам travel, досуга, ресторанов, бронирований.
• Организация личных поездок и отпусков, в том числе с семьёй.
• Контроль исполнения бытовых поручений и взаимодействие с домашним персоналом и водителями.
• Поддержка в личных мероприятиях (досуг, приём гостей, частные ивенты).
• Ведение базы и подарочных списков, отслеживание ключевых дат важных и близких контактов.

Требования

• Опыт уровня Chief of Staff / Executive Assistant / Family Office с первыми лицами, понимание уровня окружения такого руководителя.
• Повышение квалификации и/или опыт работы в премиальном сервисе.
• Опыт управления командой ассистентов и подрядчиков; наличие собственной проверенной команды или готовность быстро собрать надёжных помощников под себя.
• Суперсистемность — порядок в процессах и информации, чёткая структура задач, доступ к нужным данным в любой момент, полный контроль над исполнением.
• Безупречная личная дисциплина — следование срокам, стандартам и договорённостям, умение держать стабильный темп в высокодинамичной среде.
• Системное и аналитическое мышление — умение выстраивать взаимосвязанные процессы, видеть картину целиком, выделять приоритеты и находить оптимальные решения, ориентированные на результат.
• Умение запрашивать обратную связь и готовность вести открытый диалог.

А также:

• Английский от В2, дополнительные языки будут плюсом.
• Владение AI-инструментами, автоматизация рутины, готовность внедрять инновации в процессы.

Условия и бонусы работы:

• Локация: Москва, офис в центре
• Формат: работа в офисе, возможны выезды по задачам.
• График: 9:00–18:00 в офисе, доступность 9:00–21:00.
• Командировки: редкие, по согласованию; могут быть срочные выезды в другие города или страны.
• Отпуск: по ТК, по согласованию с руководителем.
• Оформление: по ТК РФ.
• Испытательный срок: 3 месяца.
• Оклад: до 700 000 ₽ net, обсуждаемо + бонусы
• Соц пакет и льготы: ДМС, корпоративное такси.