Обязанности:
- Ведение делопроизводства (электронный/бумажный документооборот, принимать все виды документации, поступающей на рассмотрение Руководителя, направлять её в соответствии с принятым им решением в структурные подразделения для исполнения и подготовки ответов, контролировать сроки исполнения резолюций документов, а также любых поручений Руководителя, запрашивать у исполнителей подготовленные ответы);
- Ведение графика Руководителя в системе Outlook, назначать встречи/совещания от его имени, корректировать его график;
- Организовывать заседания и совещания, проводимые Руководителем. Контролировать бронирование переговорных, организацию онлайн-подключения и ВКС;
- Организовывать своевременную подготовку Руководителя к совещаниям у Генерального директора, подготовку, согласование и рассылку материалов;
- Обеспечивать рабочее место Руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе. (обслуживание кофе-машины в кабинете руководителя, заказ кофе);
- Организовывать встречи Руководителя с внешними рабочими контактами - прием посетителей, заказ пропусков, заказ переговорных комнат, приглашение внутренних/внешних участников, подготовка материалов для встречи, организация подачи чая и кофе по запросу Руководителя;
- Организовывать отправку корпоративных подарков от имени Руководителя клиентам Компании к государственным и профессиональным праздникам;
-
Выполнять личные поручения Руководителя в рамках трудовой функции Помощника (например, заказ цветов, уточнение необходимой информации по личным вопросам);
-
Организовывать командировки Руководителя (визы, билеты, гостиницы, трансферы, организация встреч) с использованием ресурсов Компании;
-
Подготовка отчетных бухгалтерских документов (отчеты за командировки и представительские расходы).
- Высшее образование или колледж МИД будет преимуществом;
- Опыт аналогичной работы от 2-х лет;
- Microsoft Office (уверенный пользователь);
- Знание процесса делопроизводства;
- Деловая переписка;
- Английский язык (Pre-Intermediate).
- Декретная ставка;
- Оформление по ТК РФ;
- График работы: 9:00-18:00;
- Бесплатное обучение по программам Корпоративного университета;
- Соц. пакет, включающий ДМС, компенсацию питания, корпоративный фитнес;
- Заработная плата полностью "белая" (ее уровень обсуждается с успешными кандидатами).