-
Ведение личного календаря, контроль встреч, напоминания;
-
Контроль расходов, ипотечных и иных платежей, сроков платежей перед управляющими компаниями, застройщиками, сервисами (систематизация и напоминания);
-
Взаимодействие с подрядчиками по недвижимости (РФ/за рубежом);
-
Travel-поддержка: выбор билетов, анализ дат, акций, альтернатив, подбор
отелей, домов, маршрутов, подготовка 2–3 оптимальных сценариев поездок;
-
Планирование и организация дней рождения членов семьи: подбор подарков,
вариантов мероприятий;
-
Выбор секций для детей (анализ окрестностей, вариантов рядом с домом);
-
Выбор вузов для детей (в т.ч. зарубежные университеты, связь с вузами);
-
Поиск персонала (няни/повар на время отпуска, помощники);
-
Контроль выплат домашнему персоналу (даты выплат, удержания, ведомости);
-
Помощь в личных покупках, подбор вариантов;
-
Планирование выходных: составление плана на субботу–понедельник;
-
Регулярный мониторинг событий в городе Санкт-Петербург (концерты, театры, мероприятия).
10% бизнес-задачи:
- Подготовка отчетов по командировкам (чеки, билеты, служебные записки, сопроводительные документы), взаимодействие с бухгалтерией (по документам командировок);
-
Проверка договоров по строительству, проверка изменений условий (основные
условия, сроки, ответственность, стоимость);
-
Аккумулирование данных для налоговых вычетов (посещения, траты, документы).
- Релевантный опыт работы ассистентом от 1,5 лет, без частых смен;
- Иностранный язык: английский не ниже B1 (желательно ближе к B2). Должна уметь свободно переписываться и общаться без Google-переводчика);
- Навыки: работы с большим количеством разноформатных задач, Google/ Microsoft (таблицы, документы, календарь),готовность использовать ИИ-инструменты,
-
Желательно: опыт в travel-поддержке, взаимодействии с подрядчиками, офисом, подрядчиками по строительству/недвижимости, семейными вопросами;
- Портрет кандидата: аналитичность, структурность, умение работать с информацией, самостоятельность, инициативность, высокая скорость реакции, умение включаться в разные задачи параллельно, способность предлагать варианты решения задачи, а не только выполнять, скрупулезность и внимание к деталям.
- Оформление: СЗ/договор между физ. лицами;
- График работы: 5/2, в пределах 09:00–20:00 (ориентировочно), в пятницу ассистент формирует и отправляет план на субботу–понедельник, в выходные на связи только по необходимости или по заранее оговоренным задачам;
- Формат работы: удаленно, мск.часовой пояс. Плюсом будет, если кандидат из Санкт-Петербурга и сможет при необходимости выполнить поручение оффлайн (редкие передачи документов);
- Заработная плата: 100 000 - 120 000 руб. на руки, возможны премии по результатам работы.
Коммуникация преимущественно напрямую с руководителем, подрядчиками, управляющими компаниями, поставщиками, подрядчиками по строительству, образовательными учреждениями, сервисами - коммуникации преимущественно. Эпизодически - общение с членами семьи.
ПРИЧИНА ОТКРЫТИЯ ВАКАНСИИ: Вакансия открыта впервые. Необходимость создать «одно окно» для обработки всех задач руководителя, структурировать потоки информации, освободить время, взять под контроль частные и бизнес-процессы в условиях высокой загрузки и частых разъездов.
1) скрининг, онлайн-собеседование с экспертом Smart&Talented;
2) онлайн-собеседование с руководителем;
Ждем Вашего отклика!