Администратор офиса / Офис-менеджер

Рекламное агентство VIM division в поисках администратора офиса + junior digital manager

Мы – уютное, камерное агентство с дружеской атмосферой и профессиональным подходом к работе; специализируемся на продвижении недвижимости.

Ищем «сердце» нашего офиса, которое обеспечит бесперебойную работу всех процессов компании. Но это не классическая вакансия ;) Помимо базового функционала необходимо будет помогать нашим аккаунт-менеджерам и таким образом погружаться в мир рекламы.

🌟Почему это классная возможность

• Вы получите реальный опыт в рекламном агентстве, а не абстрактные задачи;

• Поймёте, как изнутри устроены клиентские, отчетные и тендерные процессы;

• Сможете развиваться в сторону рекламы, аккаунтинга или проектного менеджмента.

✅ Вы идеальный кандидат если:

• Есть аналогичный опыт работы офис-менеджером более 3-х лет
• Умеете работать в режиме многозадачности
• Уверенно владеете MS Office и коммуникационными сервисами, есть навыки делопроизводства
• У вас грамотная устная и письменная речь, высокая степень ответственности и самостоятельности (но мы всегда рядом)
• Легко найдете общий язык с грузчиком и управляющей компанией
• Любите свою работу
  

✅ Что предстоит делать:

• Жизнеобеспечение офиса: решение всех административно-хозяйственных вопросов, включая закупку и замену офисной техники, канцелярии, воды и прочих расходных материалов.
• Коммуникации и техника: оперативное устранение неполадок, обслуживание оргтехники, (сантехники, электрики, управляющая компания).
• Документооборот: контроль и своевременная оплата счетов (взаимодействие с бухгалтерией), заключение договоров на услуги (аренда, сервисы, хостинги), контроль их исполнения и пролонгация.
• Управление персоналом и командой: координация работы курьеров, водителей и уборщицы. Организация дней рождений и праздников, ведение графика отпусков, CRM.
• Помощь менеджерам: контроль дней рождений и поздравлений клиентов, сбор и подготовка материалов для участия в тендерах, организация встреч.
• Благоустройство офиса: создание идеального рабочего пространства.
  

✅ А также:

• Регулярно заполнять отчётность по клиентам
• Контролировать и управлять документооборотом
• Готовить документы к отправке (печать, разбор, подпись, упаковка)
• Готовить таблицы к новому месяцу (д2д, еженедельные)
• Заполнять сводный отчет д2д
• Делать ежемесячные скрин-отчеты (1-2 раза в месяц)
• Собирать данные к закрытию (выгрузка целевых, встреч, сделок из CRM, сортировка)
• Помогать с подготовкой материалов для участия в тендерах, работа с тендерными площадками
  

🧡Что предлагаем взамен:

• Официальное трудоустройство с первого дня
• Современный офис (м. ЦСКА / Зорге / Полежаевская)
• Чай, кофе, стол для пинг-понга, дартс и кикер в офисе
• Дружественную корпоративную атмосферу, здоровый командный дух, вечера с настольными играми и обеденные пикники в парке
• График работы: с 10:00 до 19:00. Мы не перерабатываем и не выгораем – мы знаем, что работать надо не много, а качественно!

Наш офис находится между Ходынским парком и Берёзовой Рощей. У нас есть свой балкон, на котором можно пообедать или поболтать с коллегами на перерыве. Мы pet-friendly, поэтому в офис можно ходить со своими любимцами 🐶

Будем рады вашему отклику 😉
Если вам близка работа в камерной, душевной команде, где ценят порядок, аналитику и вовлечённость — вам точно к нам.