Бизнес ассистент/помощник руководителя/операционный ассистент

95% бизнес / 5% личные поручения

У нас только 30% творческих задач и почти нет “внезапностей”. Роль про регулярную операционку, порядок, контроль сроков и цифр.
Задачи делятся на ежедневные / ежемесячные / проектные / точечные. Большинство — плановые и повторяющиеся.

Ежедневно

• Помогать собственнику в операционке: задачи, напоминания, контроль сроков, доведение до результата.

• Разбирать входящие запросы (почта/сообщения): счета, письма, уведомления — передача ответственным и контроль ответа.

• Платежи: подготовка, согласование, контроль оплат и подтверждений.

• Ведение и фиксация сумм/расходов в финучете/ДДС по правилам компании.

• Вести и обновлять рабочие таблицы/реестры (актуальность, точность, порядок).

• Другие регулярные задачи в рамках операционки.

Ежемесячно

• Собирать данные от сотрудников/подразделений для ежемесячных выплат, сверять корректность и сдавать в срок.

• Контролировать регулярные расходы компании и отдельные регулярные расходы руководителя (в рамках утвержденных правил/лимитов).

• Подводить итог по реестрам/таблицам: чтобы финучет сходился и было понятно “что, когда, на основании чего”.

• Обновлять/проверять регулярные статьи расходов: сервисы, подписки, аренда, коммунальные и др. — чтобы не было сюрпризов.

• Другие задачи, связанные с ежемесячным закрытием.

Проектные задачи (по мере необходимости)

• Организационные изменения: подключение/замена сервисов, настройка доступов, коммуникация с подрядчиками.

• Участие в тендерах 1–2 раза в год.

• Разовые задачи по запросу.

Точечные задачи (примеры)

• Организация корпоратива.

• Покупка канцелярии, оргтехники.

• Покупка цветов.

• Размещение необходимого объявления на Avito.

• Размещение вакансии на hh.ru.

• Разовые задачи по запросу.

Личные поручения руководителя (примеры)

• Оплата коммунальных платежей/ипотеки.

• Заказ лекарств/запись к врачу.

• Покупка авиабилетов/бронь гостиниц.

• Разовые задачи по запросу.

Требования к кандидату:

• Опыт работы бизнес-ассистентом / операционным ассистентом от 1 года.
• Системность и дисциплина: умеете работать по повторяющимся задачам, держать порядок и не “плыть”, если задач много.
• Многозадачность: параллельно вести несколько процессов (задачи, платежи, таблицы, запросы) без потерь и “забываний”.
• Уверенное владение Google Таблицами / Excel: аккуратность в цифрах, фильтры, базовые формулы; любите порядок в таблицах.
• Понимание базовой финансовой рутины: счета, оплаты, подтверждения, выписки.
• Умение доводить до результата: запросили → проконтролировали → получили ответ/документ/оплату → зафиксировали.
• Коммуникация без “мямли”: спокойно напоминать, уточнять, “дожимать” ответственных, фиксировать договоренности.
• Внимательность к деталям (цифры, платежи, документы) и привычка перепроверять.
• Конфиденциальность.
• Адекватность к формату: 95% бизнес-задачи / 5% личные поручения (организационные, иногда срочные)
• Будет плюсом
• Опыт работы с CRM (amoCRM или аналоги), банк-клиентом, сервисами оплаты/подписок.
• Опыт ведения регулярных платежей компании и таблиц финучета.
• Навык пользования ИИ-инструментами.

• Формат: офис.

• График: (5/2, рабочее время 10:00-19:00). Внеплановых задач мало, в основном — плановые регулярные процессы.

• Прямое взаимодействие с собственником и руководителями.

• Работа для тех, кто любит порядок, цифры и стабильный операционный контур.