Специалист по контролю за документами Канцелярии

В ТОО "Востокцветмет" открыта вакансия специалиста по контролю за документами Канцелярии (на период декрета)

Обязанности:

• Осуществление контроля за оформлением (полнота визирования, наличие и комплектность приложений, сроки) документов, подготовленных исполнителем в рамках поручений руководителя Компании;
• Оказание помощи при запуске проектов внутренних документов в СЭД;
• Оказание методической и практической помощи, консультирование специалистов и работников служб делопроизводства структурных подразделений по вопросам делопроизводства;
• Обеспечение сохранности принятых в работу документов до передачи в архив;
• Оперативное и качественное выполнение указаний и поручений руководителя канцелярии, руководителя Администрации;
• Обеспечение конфиденциальности служебной информации, неразглашения сведений, полученных в ходе обработки поступающих документов, и соблюдение коммерческой тайны;
• Контроль за оперативной, своевременной и качественной подготовкой исполнения документов председателя Правления;
• Заполнение и ведение свода по учету внутренних, входящих документов, а также поручений, требующих контроля над их исполнением;
• Рассылка уведомлений о сроках исполнения/неисполнения документов;
• Выявление и определение причин несвоевременного выполнения поручений и доведения информации до начальника канцелярии и руководителя Администрации;
• Подготовка ежемесячных сводных отчетов о ходе и результатах исполнения документов председателя Правления;
• Информирование руководства об исполнительской дисциплине работников Компании;
• Подготовка макетов поздравительных открыток на знаменательные даты, праздники, ведение актуального списка поздравляемых лиц.

• Высшее образование;
• Наличие опыта работы с документами;
• Навыки работы на компьютере;
• Знание Типовых правил документирования;
• Знание MS Office, IBM Lotus Notes.