Менеджер по делопроизводству

В команду юридического управления Университета ИТМО требуется менеджер, задачами которого будет ведение делопроизводства и помощь в обеспечении текущего рабочего процесса.

Чем предстоит заниматься:

• вести делопроизводство (в том числе с использованием внутренних электронных сервисов), организовывать учет, хранение и архивирование входящей и исходящей корреспонденции и иных документов, отправлять корреспонденцию (как непосредственно, так и через курьерские службы), знакомить сотрудников с локальными нормативными актами;
• вести учет поступивших в юридическое управление задач, отслеживать их выполнение, вести внутреннюю отчетность;
• составлять проекты служебных записок, писем и иных документов (в том числе шаблонные документы правового характера);
• знакомиться с материалами судебных дел, осуществлять их фотографирование и (или) копирование;
• публиковать информацию (объявления, новости) на внутреннем корпоративном портале, осуществлять рассылку новостей с использованием внутреннего корпоративного портала, поддерживать страницу юридического управления на корпоративном портале в актуальном состоянии;
• оформлять командировки сотрудников, в том числе заказывать авиа- и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы;
• отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию другим сотрудникам, организовывать встречи и совещания, проводимые в онлайн и оффлайн форматах;
• организовывать обеспечение сотрудников необходимыми канцтоварами, расходными материалами, мебелью, офисной техникой и т.д.

Требования:

• понимание основ делопроизводства;
• продвинутый пользователь ПК;
• навык работы с программным обеспечением, позволяющим оптимизировать/автоматизировать рабочие процессы;
• опыт работы на аналогичной должности не менее 1 года;
• грамотная устная и письменная речь;
• организаторские способности, ответственность, коммуникабельность, инициативность;
• наличие юридического образования и опыта использования ИИ в работе приветствуется.

Условия:

• уровень заработной платы обсуждаем на собеседовании;

• оформление по ТК РФ с первого рабочего дня;

• полис ДМС по истечении испытательного срока;

• более 30 внутренних курсов повышения квалификации;

• возможность проходить внешнее обучение за счет работодателя;

• несколько иностранных языков для бесплатного изучения с сертифицированными преподавателями и носителями;

• заботливые коллеги, знающие толк в экологичных коммуникациях;

• система адаптации с индивидуальными наставниками;

• доступ к библиотечному фонду ИТМО, а также бесплатный доступ к платформе “ЛитРес: библиотека” и к библиотеке “Alpina Digital”;

• бесплатные регулярные и разовые сеансы у корпоративных психологов и коучей;

• скидки на фирменный мерч в ITMO.Store и скидки от партнеров ИТМО;

• льготное посещение театров, музеев и концертных площадок города;

• мероприятия для сотрудников: лекции с представителями науки, бизнеса и медицины, спортивные мероприятия, дни донора, праздники и корпоративы.