Личный помощник генерального директора

Компания «Ультрамар» входит в ТОП 5 Морских портов России, приглашает к сотрудничеству Личного помощника генерального директора (порт для хранения и перевалки угля и минеральных удобрений со складами и железнодорожной инфраструктурой, общей пропускной способностью более 35 млн. тонн).

Основные задачи:

1. Организационно‑административные функции:

• Travel‑поддержка руководителя и его семьи: организация командировок и личных поездок, подбор и согласование оптимальных маршрутов, приобретение билетов, аренда автомобилей в РФ и за рубежом, бронирование гостиниц, оформление виз и страховок, организация VIP‑сопровождения в аэропортах и трансферов, подготовка пакета командировочных документов и отчётности, оформление расходов;
• Организация мероприятий (совещаний, бизнес‑ланчей, деловых обедов и ужинов, переговоров с партнёрами): бронирование ресторанов и трансферов, оформление пропусков, заказ питания из ресторанов в офис и на терминал, подготовка отчётности для бухгалтерии по расходам;
• Обеспечение приёмной руководства ГД всем необходимым (канцелярские товары, вода, кофе, конфеты, молоко и т. д.);
• Взаимодействие с АХО и IT‑отделом по вопросам клининга, климат‑контроля и технического обеспечения оборудования директорского офиса;
• Организация поздравлений VIP‑партнёров с Новым годом, днями рождения и профессиональными праздниками: подбор, согласование, оплата, упаковка и доставка подарков по Санкт‑Петербургу и регионам, взаимодействие с курьерскими службами.

2. Решение личных задач руководителя и его семьи:

• Организация семейных мероприятий;
• Бронирование столиков в ресторанах;
• Подбор и приобретение билетов на спортивные и развлекательные мероприятия;
• Подбор, согласование и заказ подарков;
• Оплата личных счетов.

3. Управление временем и графиком:

• Контроль рабочего графика ГД и ПЗГД;
• Организация встреч: координация с внутренними и внешними участниками, подбор удобного времени, бронирование переговорных комнат;
• Напоминание о предстоящих встречах и личных делах;
• Логистика: взаимодействие с водителями для построения оптимального маршрута с учётом графика и дорожной ситуации.

4. Коммуникации и корреспонденция:

• Ответы на телефонные звонки, поступающие в приёмную директорского офиса;
• Работа с корреспонденцией и информационными материалами.

Требования:

• Высшее образование;

• Опыт работы от 5 лет с руководителями уровня СЕО или с собственниками бизнеса в крупных промышленных, логистических, строительных компаниях (численность более 1,7 тыс. чел.);

• Английский – В2 и выше;

• Уверенный пользователь: 1С; Битрикс; Outlook; Excel; Word; PowerPoint; Smartway; Whelly; Аэрофлот; Яндекс.Еда;

• Готовность быть на связи 24/7, работать в режиме многозадачности;

• Готовность к поездкам на Терминал (д. Вистино, Усть-Луга) (редко);

• Готовность к рутинным административно-хозяйственным задачам, в том числе накрыть на стол, убрать, помыть посуду (есть посудомойка);

• Проактивность, стрессоустойчивость и многозадачность;

• Безупречные коммуникативные навыки;

• Высокий эмоциональный интеллект (EQ);

• Лояльность и конфиденциальность, внимательность к деталям;

• Умение работать в условиях неопределенности.

Условия:

• Работа в крупном развивающемся холдинге;

• Оформление в штат компании по ТК РФ;

• Белая заработная плата;

• ДМС со стоматологией по итогам прохождения испытательного срока;

• График работы 5/2 с 09:00 до 18:00, ненормированный рабочий день;

• Работа в уютном офисе в Бизнес-центре Аэроплаза (развозка от метро Московская и от м. Пр. Ветеранов).

Благодарим, что ознакомились с нашим предложением.

В сопроводительном письме просим уточнить ваши ожидания по заработной плате.

Будем рады продуктивному сотрудничеству!