Место работы:
Бизнес-центр Edition 65, г. Алматы
Цель должности
Обеспечение бесперебойной административной и организационной работы офисных пространств, поддержание высокого уровня сервиса для резидентов и арендаторов.
Обязанности
Административная и организационная часть
- Ведение документооборота: договора, акты, счета, накладные, доверенности.
- Контроль входящей и исходящей корреспонденции, работа с курьерами.
- Подготовка пропусков и учёт посетителей.
- Ведение графика бронирования переговорных комнат, общих зон, ивентов.
- Заказ и контроль расходных материалов: вода, кофе, бумага, канцелярия, хозтовары.
- Приём заявок от резидентов и арендаторов (ремонт, уборка, техника, доступ).
- Контроль выполнения заявок технической и клининговой службы.
Коммуникация и сервис
- Ежедневное взаимодействие с арендаторами и гостями.
- Поддержание атмосферы гостеприимства и порядка в общих зонах.
- Совместная работа c управляющим.
- Контроль внешнего вида ресепшн и общих зон.
- Ведение базы арендаторов и резидентов в CRM.
Финансовая часть
- Передача первичных документов в бухгалтерию.
- Учёт мелких расходов и кассы (при необходимости).
- Контроль своевременной оплаты аренды и услуг.
Требования к кандидату
Опыт и навыки:
— Опыт работы офис-менеджером, администратором, координатором, желательно в коворкинге, отеле, БЦ или премиальном сервисе — от 2 лет.
- Уверенное владение Excel, Google Docs, CRM (Bitrix, Notion, AmoCRM и т. п.).
- Грамотная устная и письменная речь.
- Понимание принципов сервиса и клиентоориентированности.
- Базовые знания документооборота и хозяйственного учёта.
Личные качества:
- Аккуратность и внимательность к деталям.
- Спокойствие и доброжелательность при общении с клиентами.
- Самостоятельность, системность, ответственность.
- Умение быстро решать мелкие организационные вопросы.
- Чистоплотность и чувство вкуса (для визуального контроля зон).