Офис-менеджер - (DOFI), в международную компанию Keller Williams Uzbekistan

Роль Director of First Impression (DOFI) — это гораздо больше, чем просто офис-менеджер или секретарь на ресепшн. В высокоэффективных компаниях (таких как Keller Williams) это «лицо», «голос» и «энергия» офиса. Именно от этого человека зависит, останется ли клиент в компании и захочет ли агент приходить в офис каждое утро.

Вот детальное описание этой роли:

1. Зоны ответственности (Scope of Work)
Управление первым впечатлением (Hospitality)

Прием гостей: Приветствие клиентов и агентов так, чтобы они чувствовали себя VIP-персонами.

Эстетика офиса: Контроль идеального порядка в лобби, переговорных и на кухне. Офис всегда должен выглядеть (и пахнуть) как премиальное пространство.

Коммуникации: Управление входящими звонками и почтой. DOFI — это фильтр, который быстро и вежливо направляет запросы нужным адресатам.

Операционная поддержка и логистика

Жизнеобеспечение: Заказ канцелярии, продуктов, воды, расходных материалов. Работа с подрядчиками (клининг, курьеры, ремонт техники).

Подготовка мероприятий: Помощь в организации тренингов, собраний и праздников для агентов.

Техническая помощь: Базовая настройка принтеров, Wi-Fi и помощь агентам с офисным оборудованием.

Административный вклад в Retention (Удержание)

Центр информации: Знание всех новостей компании, графиков обучения и мероприятий. DOFI — это главный «справочник» для сотрудников.

Позитивная атмосфера: Создание культуры гостеприимства, которая делает офис местом, где приятно находиться.

Кратко: Это профессиональный хозяин/хозяйка дома, который сочетает в себе искреннее дружелюбие и способность держать процессы под контролем.

Минимальный список Хард Скиллов (Hard Skills)

Этикет и коммуникации: Владение правилами делового этикета (телефонного, электронного, очного). Грамотная устная и письменная речь.

Навыки многозадачности: Умение работать в режиме «прерываний», не теряя качества и улыбки.

Офисное ПО: Уверенное владение MS Office / Google Docs для составления графиков, объявлений и простых отчетов.

Работа с оргтехникой: Умение быстро «оживить» принтер, подключить проектор в переговорной или настроить Zoom.

Базовый графический дизайн: (Желательно) Навыки работы в Canva или аналогичных сервисах для создания красивых объявлений или поздравительных открыток для агентов.

Навыки презентации: Умение четко и вдохновляюще объявить о предстоящем событии или представить гостя.