Офис-менеджер/Ассистент (агентство недвижимости)

В международное агентство элитной недвижимости срочно требуется Администратор офиса / Ассистент отдела продаж.

Мы — бутик-агентство недвижимости класса люкс с 30-летней историей (Москва / Дубай). Наш секрет — безупречный сервис, внимание к деталям и работа с клиентами уровня Forbes.

Чтобы усилить дубайский офис, мы ищем администратора, которая станет правой рукой руководителя и организует все бизнес-процессы — от документооборота до контента в соцсетях

✨ Что вас ждёт:

1. Организация жизни офиса и поддержка руководства

· Обрабатывать входящие обращения от клиентов, партнёров и застройщиков, создавая атмосферу премиального сервиса с первых секунд.

· Принимать звонки с порталов Propertyfinder / Bayut и запросы через соцсети, вносить лиды в CRM (Bitrix).

· Готовить Form A, Form B, A2A, MOU, договоры, допсоглашения, доверенности и документы для сделок.

· Координировать показы объектов, помогать агентам с логистикой.

· Управлять календарём и командировками руководства — вы станете правой рукой топ-менеджмента.

· Организовывать ключевые совещания и мероприятия для руководства с безупречной координацией.

· Контролировать офисные процессы: документооборот, логистику, обеспечение ресурсами.

· Заключать договоры с субконтракторами (фотографы, видеографы, дизайнеры и прочие подрядчики).

2. Помощь в обработке Лидов и подбор объектов

· Составлять подборки квартир, домов и вилл под точный запрос клиента (Дубай, Москва, премиум-сегмент).

· Готовить презентации, брошюры, коммерческие предложения в PDF — быстро, красиво, убедительно.

· Готовить отчётность и акты о результатах сотрудничества и проделанной работе.

· Помогать готовить аргументацию для переговоров — вы будете в курсе всех сильных сторон объектов.

· Общаться с клиентами (покупателями и продавцами), координировать просмотры.

3. CRM, отчётность и комплаенс (RERA, Trakheesi)

· Вести карточки клиентов и объектов в CRM, отслеживать движение лидов по воронке в Bitrix.

· Готовить для руководства еженедельные отчёты по эффективности.

· Систематизировать и предоставлять руководству корректные данные и отчётность.

· Полное знание правил RERA, оформление и продление разрешений Trakheesi.

· Взаимодействие с застройщиками, DLD, трастовыми офисами. Подготовка NOC, Ejari.

4. Цифровой маркетинг, соцсети и контент

· Ежедневное размещение и обновление объектов на Property Finder, Bayut, Dubizzle.

· Организация фото- и видеосъёмки объектов: координация с фотографами, контроль качества.

· Снимать жизнь агентства на видео (короткие ролики для соцсетей) и постить в Telegram, YouTube, Instagram.

· Вести Telegram-канал и YouTube-канал по теме недвижимости: идеи, тексты, простой монтаж (CapCut).

· Управлять простыми цифровыми кампаниями (Telegram Ads, Google/Yandex).

5. Работа с партнёрами и застройщиками

· Вести базу партнёров, помогать с договорами о сотрудничестве.

· Еженедельно отправлять партнёрам свежие предложения и обзоры.

· Организовывать презентации и выступления агентов нашей компании на партнёрских мероприятиях.

· Выстраивать взаимодействие с застройщиками и партнёрами на высоком уровне.

6. HR и координация офиса

· Размещать вакансии, помогать отбирать резюме и проводить первые собеседования.

· Участвовать в создании внутренних политик, должностных инструкций.

· Поддерживать дисциплину и следование стандартам офиса.

· Иногда по поручению руководителя возможны поездки по Дубаю — на премиальные объекты

✅ Ключевые требования (внимательно):

· Обязателен опыт работы в агентстве недвижимости (ассистент риелтора, админ, ассистент отдела продаж, риелтор или помощник руководителя). Укажите в сопроводительном письме, в каких именно агентствах вы работали.

· Минимум 1 год в недвижимости

· Твёрдое знание правил RERA и опыт с разрешениями Trakheesi.

· Уверенный опыт с Property Finder, Bayut, Dubizzle.

· Хорошее знание CRM (Bitrix — плюс).

· Цифровые навыки: Canva (презентации), CapCut (видео), MS Office, рассылки через WhatsApp/Telegram. Опыт редактора Telegram/YouTube каналов приветствуется.

· организованность, энергичность, улыбчивость, клиентоориентированность.

· Английский — свободно (письменно и устно).

· Опыт ведения внутренних и внешних коммуникаций на высоком уровне с соблюдением конфиденциальности.

· Умение работать с календарём, командировками и деловыми встречами руководителя.

💰 Условия и вознаграждение:

· Базовый Оклад: 5 000 – 6 000 AED (в зависимости от опыта).

· Ежемесячные KPI-бонусы от 2 500 AED (обсуждаются на собеседовании)

· Итого: от 7 500 AED / месяц.

· Дополнительно: премия по результатам каждой сделки (обсуждаем индивидуально).

📍 Место и график:

· возможна частичная или полная удалёнка по согласованию. Режим: 5-дневная неделя (пн–пт), офисные часы, но важно быть на связи с 9:00 до 20:00 (часть задач может поступать вечером — обрабатываем на следующее утро).

· Долгосрочный рост в премиальной недвижимости — реальный путь до Managing Partner или исполнительного директора.

Почему это больше, чем просто работа?

Вы не просто администратор. Вы — организационный центр и лицо агентства. Работа с клиентами из списка Forbes, творческие задачи (видео, соцсети, презентации), прозрачные бонусы и карьерный трек.

Как откликнуться:

Пришлите резюме + сопроводительное письмо, где обязательно опишите свой опыт работы в агентствах недвижимости. Резюме без сопроводительного письма не рассматриваются — мы ценим ваше внимание к деталям.