Помощник руководителя

Обязанности:

Хозяйственное обеспечение офиса:

• Заказ канцтоваров, воды, хозяйственные принадлежности для нужд офиса.

• Приготовление и подача кофе/чая руководителю, уборка и мытьё посуды за ним.

Документооборот и работа с договорами (по шаблонам и примерам):

• Оформление документов (КС-2, КС-3, сметы, акты) – все вводные предоставляются, шаблонная работа.

• Подготовка коммерческих предложений по заданию руководителя (цены и данные даёт он).

• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции.

• Оформление типовых договоров (копирование, вставка, замена реквизитов, смена сторон: заказчик → подрядчик → субподрядчик). Техническую документацию предоставляют специалисты.

• Составление договоров субподряда на основе государственных контрактов (работа с шаблонами, копирование/вставка).

• Написание писем заказчикам – оформление текста со слов технических специалистов (инженеров) по требованию.

СРО и реестры:

• Ежемесячный запрос выписки из СРО (отслеживать даты).

• Оформление сотрудников в Национальный реестр специалистов СРО по типовым шаблонам.

Работа с документацией на объекты:

• Оформление пропусков на объект: внесение паспортных данных, ФИО работников, списка техники.

• Копирование и сканирование исполнительной документации, контрактов, дополнительных соглашений.

• Сортировка документов, чёткое распределение по папкам, комплектация документов.

Администрирование и коммуникация:

• Мониторинг электронной почты, рассылка информации по отделам.

• Приём и отправка писем через Почту России.

• Заправка картриджей (или организация заправки).

Дополнительные задачи (по необходимости и требованию):

• Временное ведение объектов: табличная отчётность (например, учёт техники, объёмов песка на объекте).

• Ведение реестров, нумерация документации, заверение копий («Копия верна»).

Требования:

• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, Google таблицы, электронная почта).

• Внимательность, усидчивость, умение работать с шаблонами и большим объёмом документов.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером или делопроизводителем в строительной компании (приветствуется).

• Понимание основ документооборота (договоры, счета, акты, исполнительная документация) – обучаемы.

• официальное трудоустройство
• График 5/2, с 9:00 до 18:00.
• комфортный офис в центре города