Ассистент

Роль предполагает высокий уровень самостоятельности, активное взаимодействие с международными партнёрами, использование современных digital-инструментов и AI для повышения эффективности работы.

Основные зоны ответственности:

1. Управление календарём и встречами

•Полное управление календарём руководителя (Google Calendar / Outlook)

•Планирование и координация встреч с партнёрами, клиентами и подрядчиками

•Организация и администрирование онлайн-встреч (Zoom, Google Meet)

•Координация международных звонков с учётом разных часовых поясов

•Подготовка руководителя к встречам (повестка, информация о компаниях и участниках)

•Контроль и оптимизация расписания

2. Деловые коммуникации

•Ведение деловой переписки с партнёрами и клиентами

•Общение через Email, WhatsApp, LinkedIn и мессенджеры

•Организация и проведение международных звонков

•Подготовка ответов на сообщения и запросы

•Координация коммуникаций между руководителем, клиентами и партнёрами

Рабочий язык коммуникации английский.

3. Research и аналитика

•Поиск и анализ информации по рынкам и индустриям

•Research потенциальных партнёров, компаний, девелоперов и застройщиков

•Поиск профильных конференций, мероприятий и профессиональных сообществ

•Подготовка кратких аналитических сводок и брифов

•Использование AI-инструментов (ChatGPT, Perplexity и др.) для быстрого анализа информации

•Структурирование данных и подготовка материалов для принятия решений

4. Административная и операционная поддержка

•Контроль задач и поручений руководителя

•Ведение task-менеджмента (Notion / ClickUp / Asana / Trello)

•Подготовка презентаций и документов (PowerPoint, Google Slides, Canva)

•Структурирование информации и файлов (Google Drive / Notion)

•Поддержание системы управления задачами и рабочими процессами

5. Финансовый и административный учёт

•Ведение и контроль расходов

•Подготовка таблиц и отчётности (Google Sheets / Excel)

•Координация оплат и взаимодействие с подрядчиками

•Поиск и подбор поставщиков и сервисных компаний

6. Организация поездок и мероприятий

•Планирование деловых поездок

•Бронирование перелётов, отелей и трансферов

•Подготовка travel-планов

•Координация встреч во время поездок

•Поиск и анализ профильных конференций и мероприятий

7. Digital-поддержка и коммуникации

•Поддержка профессионального присутствия руководителя в LinkedIn

•Подготовка и публикация контента для Telegram

•Координация публикаций и коммуникаций в Instagram

•Работа с профессиональными контактами и networking

8. Личная поддержка руководителя

•Организация личных задач (записи, встречи, бытовые вопросы)

•Поиск сервисов и подрядчиков для решения личных задач

•Координация личных поездок и административных вопросов

Инструменты, используемые в работе

•Google Workspace / Microsoft Office

•Zoom / Google Meet

•Notion / Asana / ClickUp / Trello

•Google Sheets / Excel

•PowerPoint / Google Slides / Canva

•LinkedIn, WhatsApp, Telegram, Email

•AI-инструменты для research и аналитики

Требования к кандидату

•Свободное владение английским языком (обязательное требование)

•Опыт работы ассистентом, project-координатором или операционным менеджером

•Умение работать с цифровыми инструментами и системами управления задачами

•Сильные навыки research и структурирования информации

•Высокий уровень самоорганизации и ответственности

•Умение работать в динамичной среде и быстро переключаться между задачами

Ключевые качества

•проактивность

•системное мышление

•внимание к деталям

•сильные коммуникационные навыки

•способность быстро находить решения

Мы ищем человека, который сможет не просто выполнять задачи, а системно управлять информацией, процессами и коммуникациями, помогая руководителю эффективно развивать бизнес и новые направления.

Условия:

• Удалённая работа

• Гибкий график

• Частичная занятость на старте

• Нужно быть на связи в течение дня