Личный ассистент / Бизнес-ассистент руководителя

О компании и руководителе:

Руководитель — собственник нескольких бизнес-направлений. Управляет советами директоров, финансовым блоком, AI-трансформацией и стратегическими сессиями. Высокая управленческая нагрузка, плотный календарь, требователен к системе и результату. Ценит фокус, порядок и надёжность.

В поисках не секретаря, а человека, который возьмёт на себя операционную организацию — и бизнеса, и личной логистики. Нужен системный, зрелый и ответственный человек, который спокойно держит несколько параллельных тем, не теряется в неполных вводных и умеет доводить до результата. Тот, кто сам видит, где навести порядок.

Эта роль — про ведение календаря с защитой фокуса, подготовку встреч до уровня «осталось только принять решение», протоколы и вежливое, но настойчивое дожимание задач. А ещё — про еженедельные сводки по проектам, координацию подрядчиков, документов и личных дел.
Роль с высоким доверием, без мелочной опеки. Перспектива роста — до Chief of Staff.

Обязанности:

• Ведение единого календаря руководителя (все бизнесы + личные блоки), контроль отсутствия конфликтов, буферизация времени на дорогу и подготовку;
• Сбор и подтверждение регулярных встреч: Советы директоров, финансовые встречи, проектный офис, 1:1, семейные слоты;
• Подготовка к встречам: сбор повестки и материалов, запрос цифр и статусов у участников, формирование prep‑brief;
• Сборка KPI / статусов в единый шаблон перед ключевыми встречами;
• Ведение протоколов встреч с выделением решений, задач, сроков и ответственных. Рассылка протоколов участникам;
• Контроль исполнения поручений: ведение трекера задач, еженедельная сводка по просрочкам, рискам и зависшим задачам, регулярный follow‑up с ответственными до закрытия;
• Подготовка еженедельной управленческой сводки (weekly review): что сделано, какие решения висят, приоритеты на неделю, что можно делегировать или отложить;
• Координация проектов: ведение master‑list активных инициатив, сбор статусов от команд, подготовка one‑pager;
• Коммуникации и follow‑up: подготовка черновиков сообщений партнёрам, команде, подрядчикам; сбор документов и ответов; контроль обещаний;
• Личная и семейная логистика: координация поездок (билеты, отели, трансферы), запись к врачам, бытовые задачи, покупки, подарки, организация праздников и семейных событий;
• Поиск и подбор подрядчиков, специалистов, поставщиков;
• Организация мероприятий: списки участников, логистика, сбор обратной связи, контроль follow‑up после событий;
• Поддержание базы контактов (CRM): разметка по категориям, напоминания о важных касаниях, днях рождения, подготовка background перед встречами с партнёрами;
• Финансово‑административная координация: напоминания по договорам и пролонгациям, сбор финансовых таблиц (P&L, ДДС, баланс) к встречам, сведение в единый пакет;
• Работа с эскалациями и проблемами: сбор фактуры, быстрый вывод на нужный уровень, контроль инцидентов до закрытия.

• Опыт работы личным ассистентом, бизнес-ассистентом собственника или CEO от 3 лет;
• Системность и организованность. Умение держать много параллельных задач и доводить их до результата без ручного контроля руководителя;
• Высокая ответственность и проактивность. Не просто исполнитель, а человек, который сам собирает хаос в систему;
• Навыки follow-up и контроля исполнения. Умеете вежливо и настойчиво добиваться ответов и закрытия задач;
• Отличная письменная и устная коммуникация. Грамотная речь, умение кратко и структурированно упаковывать информацию;
• Эмоциональный интеллект, такт, зрелость. Способность считывать атмосферу, работать с конфиденциальной информацией и сохранять конструктив в стрессовых ситуациях;
• Владение инструментами: календари (Google/Яндекс/Outlook), таблицы, презентации, мессенджеры, трекеры задач (можно настроить под кандидата);
• Способность работать в условиях неполных вводных и не теряться в хаосе.

• Официальное оформление по ТК РФ, отпуска, больничные;
• Зарплата по итогам собеседования от 100 000 р после вычета НДФЛ на испытательный срок. После успешного прохождения - KPI и бонусы до 180 000 р.;
• Полная занятость. График: - 5/2 с 9:00 до 18:00 в офисе (гибридного графика нет), быть готовым оставаться на связи в нерабочее время;
• Возможность профессионального и карьерного роста в компании;
• Реальное влияние на порядок и эффективность;
• Корпоративная библиотека, для желающих знать, как можно больше;
• Корпоративные выезды и мероприятия, мы работаем с удовольствием и весело отдыхаем;
• Испытательный срок 3 месяца с чёткими критериями.