Executive Assistant with HROps Functions (International Jewellery Brand, Spain)

Executive Assistant команды ко-фаундеров

Полная занятость. 100% Remote | Офис (Валенсия, Испания) | гибрид
Готовность работать в тайм-зоне Испании
Нахождение вне РФ предпочтительно (доступ к международным инструментам)

О компании

Международная ecommerce компания с ювелирным брендом luxury сегмента. Головной офис находится в Валенсии, Испания. Операционная деятельность в гео EU/UK/USA.
Команда растёт, выстраивает процессы и усиливает команду. Нужен Executive Assistant, который станет правой рукой команды ко-фаундеров и возьмёт на себя операционный контроль, координацию и административный контур.

Цель роли

Освободить время CEO от операционного контроля.
Ассистент обеспечивает выполнение задач, координацию между отделами, ведение процессов, метрик и документов — так, чтобы CEO всегда видел актуальную картину без необходимости лично напоминать или уточнять.

Ваш продукт:
CEO, чьё время защищено, задачи выполняются, процессы описаны и работают.

Ключевые метрики

• 0 потерянных задач и договорённостей
• Еженедельный статус‑отчёт по всем открытым задачам
• Обновление KPI в дашборде — еженедельно
• 100% актуальных SOP
• Ни одного пропущенного дедлайна по лицензиям, документам, договорам

Основные обязанности

1. Executive Assistant

• Присутствие на встречах CEO, фиксация договорённостей
• Ведение трекера задач, контроль сроков, напоминания ответственным
• Еженедельный отчёт CEO по статусу задач
• Управление календарём CEO, подготовка повестки и материалов
• Ежедневная обработка входящих: сортировка, ответы, делегирование
• Коммуникации с партнёрами, поставщиками и директорами по поручению CEO

2. Admin & Operations

• Документирование и улучшение процессов (SOP, чек-листы, регламенты)
• Координация задач между отделами (in‑house + подрядчики)
• Взаимодействие с поставщиками и сервис‑провайдерами
• Лёгкая операционная поддержка по разным направлениям

3. Метрики и координация

• Координация ответственных за обновление KPI (производство, логистика, продажи, качество)
• Фиксация отклонений и передача информации директорам и CEO
• Поддержка межфункциональной координации на основе данных

4. HR / HROps (небольшой объём)

• Участие в найме / привлечении на аутсорс 2–5 человек (дизайн, 3D, SEO, CJ Analyst, SMM и др.)
• Постинг вакансий, первичный скрининг, координация интервью
• Взаимодействие с рекрутинговыми агентствами
• Онбординг: документы, договоры, доступы, роль и процессы
• Поддержка HR‑документооборота

5. Онбординг и доступы

• Выдача доступов новым сотрудникам и подрядчикам
• Ведение реестра доступов и актуализация при изменениях в команде

6. Трудовые нормы

• Контроль учёта рабочего времени, опозданий, отработок
• Планирование отпусков и отгулов
• Напоминания о нормах и контроль соблюдения

7. Договоры и юридическая координация

• Подготовка, проверка и отправка договоров (найм, подрядчики, DocuSign)
• Ведение реестра договоров, контроль сроков подписания и продления
• Подготовка материалов для юридических консультаций
• Поиск и координация профильных подрядчиков (юристы, патентные поверенные)

8. Административные задачи

• Контроль дедлайнов по лицензиям, страховкам, разрешениям
• Ведение расходов и командировочной логистики CEO
• Поддержание порядка в документах и архивах

Требования

• 2+ лет опыта в роли Executive/Personal Assistant или Operations Coordinator
• Опыт в малом/среднем бизнесе или fast‑growing среде
• Свободный русский и уверенный английский (B2+)
• Google Workspace, Notion, ClickUp/Asana
• Опыт работы с договорами и DocuSign
• Сильная письменная коммуникация
• Высокая самостоятельность, внимание к деталям
• Проактивность: видит задачу — делает
• Быстрое обучение, умение разбираться в новых темах

Плюсом будет:

• Опыт найма (даже небольшого объёма)
• Опыт работы с AI‑инструментами (ChatGPT, Notion AI, Make/Zapier)

Типичная неделя

Ежедневно

• Обработка входящих
• Утренний бриф CEO: приоритеты дня
• Контроль открытых задач, напоминания ответственным

Еженедельно

• Встречи с CEO, фиксация поручений
• Обновление трекера задач
• Проверка метрик, координация ответственных

Ежемесячно

• Аудит обязательств CEO
• Контроль дедлайнов документов на 60 дней вперёд
• Сбор отчётов директоров, сводка для CEO

Как выглядит успех

• CEO не тратит время на напоминания команде
• Все договорённости исполнены или переданы вовремя
• Процессы описаны, актуальны и соблюдаются
• Метрики обновляются в срок, CEO видит картину без запросов
• Юридические и административные вопросы не зависают

Аватар кандидата

Уже работал(а) на позиции выше ассистента — руководил(а) направлением или небольшой командой. Привык(ла) к среде малого/среднего бизнеса, где процессы строятся на ходу.

Как работает:

• Проактивен(на), не ждёт инструкций
• Приходит с решениями, а не вопросами
• Умеет расставлять приоритеты и не перегружает CEO
• Сам(а) управляет своей загрузкой
• Быстро уточняет непонятное
• Умеет договариваться и фиксировать договорённости
• Спокойно работает в условиях изменений
• Принимает прямую обратную связь
• Пишет коротко и по делу

Что мы предлагаем

• Долгосрочная роль в растущем международном бренде
• Remote или офис в Валенсии (Испания)
• Прямое взаимодействие с фаундерами
• Возможность влиять на процессы и выстраивать их с нуля
• Современная, дружелюбная, результат-ориентированная культура
  
  В Сопроводительном письме (мы читаем и нам важно!) укажите, пожалуйста, как вы считаете, какой ваш опыт максимально аппликабелен для вакансии, и чем вы можете усилить команду.