Офис-менеджер

Обязанности:

• Работа с курьерскими службами и транспортными компаниями: оформление заявок на отправку/получение грузов, подготовка отгрузочных документов (накладные, описи вложений), упаковка и маркировка отправлений, контроль сроков и статусов доставки, разбор претензий по утере и повреждению груза.
• Сбор и обработка заявок на поставку товаров и услуг от внутренних заказчиков; распределение по исполнителям, контроль прохождения этапов, уведомление инициаторов о статусах; участие в приёмке ТМЦ.
• Оприходование ТМЦ в 1С совместно с внутренним заказчиком, корректность учёта, участие во внутренней инвентаризации, составление актов.
• Сбор и передача в бухгалтерию первичной документации (акты, спецификации, договорные документы), в том числе от перевозчиков.
• Жизнеобеспечение офиса 200 кв. метров: канцелярия, чай/кофе, санитарно-бытовые принадлежности — поддержание не снижающегося остатка. Координация уборки помещений;
• Организация командировок сотрудников: бронирование билетов, гостиниц; оформление сопутствующих документов;
• Взаимодействие с арендодателем;
• Встреча и сопровождение партнёров, посетителей и гостей;
• Помощь в подготовке корпоративных мероприятий (внутренних и внешних);
• Поддержание благоприятной рабочей атмосферы в коллективе и положительного имиджа Организации у партнёров и гостей;
• Выполнение иных поручений непосредственного руководителя в рамках должностных обязанностей.

Требования:

• Высшее (бакалавриат). Предпочтительные направления: управление, делопроизводство, экономика, гуманитарные специальности. Допустимо среднее профессиональное при наличии релевантного опыта.
• Английский язык — базовый разговорный уровень (Elementary / A2): достаточный для встречи и сопровождения иностранных гостей в офисе (приветствие, бытовые вопросы, проводить в переговорную, предложить чай/кофе);
• Релевантный опыт работы от 5 лет;
• Опыт работы с первичной документацией (накладные, акты, спецификации);
• Деловой этикет, навык встречи и сопровождения гостей, в т.ч. иностранных;
• Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel); навыки работы с оргтехникой (МФУ, сканер, принтер);
• Работа в 1С — оприходование ТМЦ (большой плюс);
• Организованность, навык работы в режиме многозадачности.
• Коммуникабельность, командность, доброжелательность, грамотная устная и письменная речь.

Условия:

• График работы 5/2 с 09:00-18:00 (с перерывом на обед);
• Работа в комфортном бизнес-центре;
• Компенсация обучения английского языка (сотрудничаем с языковой школой);
• Крутая и профессиональная команда, где мнение каждого важно и ценно;
• Оформление согласно ТК РФ, все социальные гарантии;
• Компания является резидентом Инновационного центра Сколково, головной офис в Москве;
• Адрес работы: Санкт-Петербург, 18-я линия Васильевского острова, 29Б, м. Василеостровская, БЦ Сенатор.