О позиции
Ищем самостоятельного и мобильного офис-менеджера с функциями административного ассистента. Сотрудник будет обеспечивать бесперебойную работу нескольких офисов в центре Москвы, сопровождать совещания, закрывать городские поручения и помогать основному личному ассистенту руководителя в задачах, требующих физического присутствия.
Роль подходит человеку, который умеет быстро переключаться между задачами, сохраняет аккуратность в деталях и доводит каждое поручение до подтверждённого результата. Работа не ограничивается нахождением в офисе: важны готовность оперативно перемещаться по Москве и умение корректно представлять интересы руководителя.
Основные задачи
- Организация ежедневной работы нескольких офисов: порядок, необходимые расходные материалы, вода, продукты, канцелярия и иные закупки. Один из офисов небольшого размера, не используется на постоянной основе, постоянное присутствие в нем не требуется, исключительно по просьбе собственника, состоит из рабочего кабинета, переговорной и гостиной комнаты с кухней.
- Контроль исправности офисной техники и взаимодействие с подрядчиками по хозяйственным и административным вопросам.
- Подготовка переговорных и рабочих пространств к совещаниям, встреча участников, организация воды, кофе-брейков и необходимых материалов.
- Административное сопровождение встреч: координация участников, печать и подготовка документов, выполнение организационных поручений.
- Получение, передача и доставка документов; работа с курьерскими службами и водителями.
- Выполнение срочных покупок и иных городских поручений руководителя, когда требуется личное присутствие ответственного сотрудника.
- Взаимодействие с основным личным ассистентом: получение задач, фиксация статусов, контроль сроков и подтверждение результата.
- При необходимости — подмена основного ассистента по отдельным текущим задачам: фиксация поручений, организация встреч, координация исполнителей, подготовка документов и передача статусов.
- Соблюдение режима строгой конфиденциальности и бережное отношение к частной информации.
Что мы ожидаем
- Опыт работы офис-менеджером, административным ассистентом, координатором или помощником руководителя.
- Готовность к разъездному характеру работы и оперативным перемещениям по Москве.
- Самоорганизация: умение вести список задач, расставлять приоритеты, соблюдать сроки и не терять поручения.
- Высокая ответственность: задача считается выполненной только после проверки итогового результата.
- Грамотная устная и письменная речь, тактичность, аккуратный внешний вид и понимание делового этикета.
- Уверенное использование мессенджеров, офисных программ, календарей и современных цифровых инструментов.
- Умение сохранять спокойствие и доброжелательность при одновременной работе с несколькими задачами.
- Готовность подписать NDA и соблюдать строгую конфиденциальность.
Будет преимуществом
- Опыт ассистирования при совещаниях и организации деловых встреч.
- Опыт работы в частном офисе, family office или в непосредственном подчинении руководителю.
- Готовность постепенно расширять круг задач и осваивать новые функции, обучаться.
Условия
- Работа в стабильной структуре с долгосрочным горизонтом сотрудничества.
- Офисы в центре Москвы; регулярные выезды по городу в рамках рабочих задач.
- Полная занятость, график 5/2, гибкие границы физического присутствия в офисах. Возможность выполнения отдельных срочных задач вне стандартного рабочего времени
- Заработная плата обсуждается индивидуально по итогам собеседования и зависит от опыта кандидата.
- Постепенное введение в задачи и возможность профессионального роста до расширенного административного ассистирования.
Важно
Это не исключительно кабинетная позиция. Мы ищем человека, который одинаково уверенно организует работу офисов, сопровождает встречи и лично закрывает срочные городские задачи, когда важны скорость, ответственность и конфиденциальность.