Администратор проекта

Вам предстоит заниматься:

1. Ведение документооборота:

• Регистрация корреспонденции в журнале учета (присвоение номеров, предоставление даты, фиксация отправителя и краткое содержание).
• Регистрация исходящей корреспонденции (присвоение исходящих номеров, отправка контрагенту).
• Подготовка комплектов документов для подписания директором и руководителем проектов.
• Контроль сроков исполнения документов, требующих ответа или действий.
• Контроль своевременности подписания документов ответственными лицами.
• Передача подписанных документов адресам (подрядчикам, подразделениям сообщества).

2. Взаимодействие с подрядными организациями:

• Коммуникация с подрядными организациями по получению вопросов и передаче оригиналов закрывающих документов (актов выполненных работ, КС-2, КС-3, счетов-фактур, УПД и иной исполнительной документации).
• Оперативно информированные руководители проектов о предоставлении документации со стороны подрядчиков.
• Фиксация факта/передачи оригиналов документов (реестры, расписки, отметки о вручении).

3. Работа с заявками на оплату:

• Приём заявок на оплату от подрядчиков и внутреннее обеспечение проекта.
• Проверка комплектности и правильности документов, прилагаемых к заявкам на оплату (соответствие реквизитов, наличия подписей, печатей).
• Заведение заявок на оплату в системе 1С ERP : создание заявок, заполнение реквизитов (контрагент, последняя, назначение платежа, статья затрат, проект, срок оплаты).
• Контроль корректности отражения документов в 1С ERP совместно с бухгалтерией.
• Передача заявок на согласование по регламенту компании.
• Отслеживание последствий рассмотрения заявок по цепочке согласования и информирование инициаторов о нарушениях.
• Проверка фактов проведения расчетов с бухгалтерией/отделом финансовой отчетности.
• Ведение сводного реестра заявок на оплату по проекту с актуализацией статусов для руководителя проекта.

4. Общие обязанности:

• Выполнение поручений руководителя проектов и директора в рамках административного сопровождения проекта.
• Взаимодействие с подразделениями компании (бухгалтерия, юридический отдел, отдел снабжения и т.д.) по вопросам документационного обеспечения проекта.
• Соблюдение требований конфиденциальности в отношении информации, значение коммерческой тайны компании.

Нам важно:

• Образование не ниже средне-специального.

• Опыт работы с большим количеством документов.

• Высокий уровень внимательности и ответственности.

МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

• Работу в стабильной, динамично-развивающейся компании.
• График работы: пятидневная рабочая неделя.
• Место работы: Шахтерск, Ленина 16а.
• Декретная ставка на 2 года.