Bereke Bank
Секретарь филиала
От 220 000 KZT
- Делопроизводство
- исходящая корреспонденция
- Организация деловых поездок
- 1С: Документооборот
- Кадровое делопроизводство
- Бронирование билетов
- обработка входящей корреспонденции
- Обработка исходящей корреспонденции
- Организация хранения документации
Обязанности:
- регулирование распорядка дня Директора/Заместителя директора Филиала по назначенным совещаниям, запланированным встречам, своевременное предупреждение Директора/Заместителя директора Филиала о предстоящих совещаниях или встречах, на которые он приглашен и которые назначены самим Директором/Заместителем директора Филиала;
- осуществление оперативного обеспечения телефонных переговоров Директора/Заместителя директора Филиала, прием и передача телефонограмм, прием сообщений во время отсутствия Директора/Заместителя директора Филиала и незамедлительное доведение телеграмм, телефонограмм и сообщений до него, оповещение лиц, приглашаемых на совещание;
- осуществление записи на прием работников и граждан по личным вопросам;
- контроль по выполнению принятых решений или данных поручений;
- ведение алфавитного или должностного списка служебных, сотовых и домашних телефонов Директора/Заместителя директора Филиала, руководителей структурных подразделений Центрального офиса и Филиала, а также руководителей местных органов государственной власти, организаций и учреждений, с которыми Филиал осуществляет взаимодействие;
- осуществление проверки, до начала рабочего дня, готовности кабинета и приемной Директора Филиала (качество уборки, проветривание, наличие канцелярских принадлежностей, соответствие перекидного календаря, работа телефонных аппаратов и т.п.);
- в случаях длительного отсутствия Директора Филиала, по согласованию с ним, осуществление передачи документов на исполнение;
- выполнение указаний, распоряжений и поручений Директора Филиала;
- осуществление технического обеспечения деятельности Директора Филиала (заказ транспорта, билетов, организацию встреч, переговоров);
- осуществление работы с корреспонденцией: по поручению Директора/Заместителя директора Филиала составление писем, запросов, других документов, ведение истории переписки Директора/Заместителя директора Филиала;
- обеспечение своевременной обработки и регистрации входящих документов/ почтовых отправлений;
- осуществление своевременного доведения поступающей корреспонденции до сведения Руководства Филиала и его структурных подразделений;
- осуществление своевременной обработки, регистрации, отправки исходящих документов/почтовых отправлений (индексация, сортировка, конвертирование, передача, доставка и т.д.);
- осуществление централизованного учета и контроля над прохождением исходящей и входящей корреспонденции;
- оказание методической и практической помощи структурным подразделениям Филиала по вопросам ведения делопроизводства;
- осуществление подготовки, регистрации и рассылки производственных приказов и распоряжений;
- среднее специальное/ незаконченное высшее/высшее образование;
- знание основ делопроизводства;
- уверенное владение персональным компьютером.