Бизнес ассистент / Персональный ассистент первого лица

Основная задача роли:
Комплексная административная, организационная, информационная и бизнес-поддержка руководителя, включая управление календарем, координацию встреч, контроль поручений, подготовку материалов, travel-сопровождение, деловую коммуникацию и выполнение личных поручений.

Обязанности:

• Полная административная и организационная поддержка руководителя по рабочим и личным вопросам.

• Планирование рабочего графика руководителя, ведение календаря, координация внутренних и внешних встреч.

• Организация встреч, переговоров, совещаний, подготовка необходимых материалов.

• Ведение протоколов совещаний, фиксация договоренностей, контроль исполнения задач и решений.

• Контроль выполнения поручений руководителя, взаимодействие с ответственными лицами по статусам задач.

• Работа в Битрикс24: постановка, ведение и контроль задач, актуализация статусов, контроль сроков исполнения поручений руководителя.

• Оперативная обработка входящих задач, запросов и поручений руководителя, быстрое реагирование на изменения в графике, приоритетах и рабочих процессах.

• Деловая переписка от имени и по поручению руководителя на русском и английском языках.

• Ежедневное взаимодействие с руководителями подразделений, генеральными директорами компаний группы, партнерами и внешними контрагентами.

• Подготовка отчетов, презентаций, аналитических и информационных материалов по запросу руководителя.

• Поиск, анализ, структурирование и предоставление информации из открытых и внутренних источников.

• Подготовка и оформление деловой, организационной и внутренней документации.

• Организация деловых и личных поездок руководителя, членов семьи и при необходимости партнеров: билеты, гостиницы, трансферы, такси, визовая поддержка, маршруты, сопроводительные документы.

• Выполнение личных поручений руководителя, включая организацию покупок, досуга, бытовых и семейных вопросов.

• Самостоятельное решение операционных задач, не требующих согласования на высшем уровне.

• Обеспечение конфиденциальности информации, связанной с деятельностью руководителя, компании и личными вопросами.

Требования:

• Опыт работы персональным ассистентом, бизнес-ассистентом или ассистентом первого лица от 5 лет.

• Опыт работы с собственником бизнеса, генеральным директором или руководителем высокого уровня.

• Опыт full travel support, включая организацию международных поездок.

• Английский язык на уровне Upper-Intermediate и выше — обязательно.

• Грамотная устная и письменная речь, уверенное владение деловой лексикой.

• Навыки деловой переписки на русском и английском языках.

• Уверенное владение Битрикс24 или опыт работы с аналогичными системами управления задачами.

• Уверенное владение MS Office / Google Workspace, умение готовить презентации, отчеты и структурированные документы.

• Умение работать с большим объемом информации, быстро находить, анализировать и структурировать данные.

• Высокий уровень оперативности, самостоятельности, ответственности, исполнительности и внимательности к деталям.

• Умение работать в режиме многозадачности, с высокой скоростью и в условиях меняющихся приоритетов.

• Готовность брать на себя ответственность за результат и самостоятельно доводить задачи до завершения.

• Стрессоустойчивость, пунктуальность, гибкость, тактичность и высокий уровень деловой этики.

• Соблюдение конфиденциальности.

Будет преимуществом:

• Опыт работы в международной компании или группе компаний.

• Опыт взаимодействия с зарубежными офисами, партнерами и проектами.

• Знание дополнительных иностранных языков.

• Опыт подготовки презентаций, отчетности и аналитических справок для руководителя.

Ключевые компетенции:

• Системность и организованность.

• Проактивность и самостоятельность.

• Высокий уровень ответственности.

• Оперативность и скорость реакции.

• Грамотная коммуникация.

• Умение расставлять приоритеты.

• Скорость и точность в работе.

• Конфиденциальность и лояльность.

• Гибкость и стрессоустойчивость.

Условия:

• Работа в компании топ-5 по продаже элитной недвижимости (с 1999 года);
• Оформление по ТК РФ;
• Фиксированный оклад (условия обсуждаются индивидуально на собеседовании);
• График: удаленный формат работы подстроенный под Руководителя
• Возможности для профессионального роста и развития;

• Корпоративная мобильная связь.