Ищем человека, который возьмёт на себя личный юридический и документарный контур предпринимателя. Семья живёт в Португалии, бизнес сейчас в основном в России. Остались статусы и обязательства в ОАЭ (Emirates ID, бывшая компания). Бизнес-финансы ведёт финансовый директор. Ваша зона - личные дела владельца и его семьи.
Сейчас у этого направления нет единого ответственного. Задачи ведут несколько человек, поэтому появились пробелы в документах и сроках. Вы станете тем, кто держит всё это в голове и в одном календаре.
Чем предстоит заниматься:
Документы и юридический контур (основной фокус):
- Принять дела: поговорить со всеми, кто вёл эти вопросы, разобраться, что было и что есть сейчас, и собрать единый реестр документов, статусов, сроков и консультантов.
- Вести календарь дедлайнов по России, Португалии и ОАЭ: ВНЖ, визы, Emirates ID, налоговое резидентство, декларации, доверенности, документы семьи и детей.
- Следить за сроками пребывания и требованиями каждой страны, чтобы не было штрафов, проблем на границе и рисков для ВНЖ семьи.
- Курировать внешних консультантов, юристов и бухгалтеров: ставить задачи, напоминать о сроках, контролировать результат. Готовить документы самостоятельно не требуется, исполнители есть.
- Отслеживать изменения законодательства, искать более выгодные легальные решения (например, по налогам на персонал) и приносить владельцу готовые варианты.
Выездные задачи в Москве по необходимости:
- Ездить в налоговую, банки и госорганы по доверенности от имени владельца.
- Передавать документы, выполнять поручения с наличными и банковскими вопросами, иногда срочно.
Личные финансы:
- Собирать в начале месяца план личных расходов владельца и семьи.
- Оплачивать регулярные платежи вовремя: жильё, коммунальные услуги, персонал, детский сад и школа, налоги.
- Отслеживать входящие счета и запросы на оплату, чтобы платежи были запланированы заранее, а не всплывали постфактум.
- Вносить все операции в готовые Google Таблицы в день совершения, сводить план и факт, сверять остатки по картам. Систему строить не нужно, она уже есть.
- Понимать на базовом уровне, как устроены проекты владельца и откуда приходят деньги в личный контур.
Кого мы ищем
- Опыт работы с личными документами, визами, ВНЖ или налогами руководителя, который живёт или работает в нескольких странах. Международный опыт обязателен.
- Подойдут личные и бизнес-ассистенты крупных предпринимателей, специалисты family office, а также специалисты по релокации и налогам физлиц. Важно, чтобы у вас был реальный опыт именно в этом блоке, а не только в организации быта и lifestyle-задачах.
- Понимание налогового и юридического языка, внимательность к деталям, привычка думать о последствиях наперёд: сроки, комиссии, лимиты, как операция будет выглядеть для банка или госоргана.
- Уверенная работа в Google Таблицах и Notion.
- Английский от B2.
- Проживание в Москве и готовность к выездам по городу.
- Строгая конфиденциальность. Мы проверяем рекомендации.
- Юридическое, экономическое или финансовое образование, а также португальский язык будут плюсом.
Условия:
- Москва, гибридный формат: работа из дома и выезды по задачам.
- График 5/2 с гибкостью по часовым поясам (Россия, Португалия, ОАЭ). Важна готовность иногда коротко ответить вечером или в выходные, а при необходимости оперативно выехать.
- Оформление на выбор: ИП, самозанятость, ГПХ или ТК РФ.
- Прямая работа с владельцем и финансовым директором.
- Реальная перспектива роста: в команде большая потребность в сильных людях, функционал можно расширять.
- Редкие командировки (Россия, Португалия, ОАЭ) по административным и банковским вопросам семьи.