Координатор коммерческого отдела

GATIN group | Актау

GATIN group — группа компаний в сфере дорожного строительства, производства нерудных материалов, транспорта и аренды спецтехники в Мангистауской области.

Компания располагает собственными производственными мощностями и парком около 200 единиц строительной и специальной техники.

Ищем Координатора коммерческого отдела, который будет отвечать за сопровождение коммерческого процесса компании: от входящей заявки и коммерческого предложения до договора, возврата закрывающих документов и получения оплаты.

Также в зоне ответственности координатора находится организация и контроль тендерного направления. В его непосредственном подчинении работает Специалист по тендерному сопровождению и развитию.

Нам нужен не просто сотрудник по документообороту, а самостоятельный человек, который умеет работать с корпоративными клиентами, контролировать процессы и доводить каждый вопрос до результата.

Основные обязанности

1. Работа с входящими заявками и клиентами

• Принимать и обрабатывать входящие заявки клиентов.
• Регистрировать все заявки в CRM и вести их по действующей воронке.
• Контролировать актуальный статус каждой заявки, следующий шаг и срок.
• Работать с действующими прайс-листами и ориентирами стоимости компании.
• Уточнять актуальную стоимость услуг и продукции с учётом объёма, срока аренды и условий заказа.
• Самостоятельно вести коммерческий диалог с клиентом в пределах предоставленных полномочий.
• При необходимости согласовывать нестандартную стоимость и дополнительные коммерческие условия с руководителем.
• Самостоятельно готовить коммерческие предложения.
• После отправки КП получать обратную связь от клиента, отрабатывать возникающие вопросы и доводить заявку до договора либо до понятного решения клиента.
• Не допускать ситуаций, когда коммерческое предложение отправлено, а дальнейшая работа с клиентом не ведётся.

2. Работа с ценой

По основным направлениям компании действуют прайс-листы и ориентиры стоимости.

Координатор:

• самостоятельно работает с действующими ценами;
• понимает, когда цена является стандартной, а когда требует дополнительного согласования;
• имеет определённые полномочия для предоставления клиенту небольшой скидки;
• при необходимости оперативно уточняет стоимость у руководителя и возвращается к клиенту с окончательным предложением.

Самостоятельный расчёт сложной производственной себестоимости строительных работ, производства либо эксплуатации техники с нуля не требуется.

3. Договорная работа

• Самостоятельно готовить договоры.
• Вносить в договоры согласованные цены, объёмы, сроки, реквизиты и другие коммерческие условия.
• Вести согласование договоров с заказчиками.
• Контролировать своевременное подписание договоров.
• Контролировать наличие полного комплекта документов.
• Сканировать и систематизировать подписанные документы.
• Обеспечивать правильное хранение договорной и коммерческой документации.
• Вести актуальный реестр договоров.

4. АВР и закрывающие документы

• Вести контроль выставленных АВР, накладных и других закрывающих документов.
• Полностью курировать подписание и возврат АВР и других закрывающих документов от заказчиков.
• Контролировать, у кого находится каждый документ.
• Понимать причину задержки и ожидаемый срок возврата.
• Добиваться своевременного возврата подписанных документов.
• Вести актуальный реестр АВР и закрывающих документов.

По каждому документу должен быть понятен:

статус → у кого находится → причина задержки → следующий шаг → срок возврата.

5. Дебиторская задолженность и взыскание

Координатор является ответственным лицом за процесс взыскания дебиторской задолженности.

В обязанности входит:

• ведение актуального реестра дебиторской задолженности;
• контроль сроков оплаты по каждому заказчику;
• своевременная работа с возникшей просроченной задолженностью;
• самостоятельные переговоры с клиентами по оплате;
• получение от клиента конкретных сроков и обязательств по оплате;
• контроль выполнения договорённостей;
• досудебная работа с должниками.

Если получить оплату путём переговоров не удаётся, координатор:

• определяет следующий способ взыскания;
• обращается к нотариусу либо подбирает привлечённого юриста/юридическую компанию;
• получает стоимость и условия работы;
• согласовывает расходы с руководителем;
• формирует и передаёт необходимый комплект документов;
• контролирует дальнейшую работу по взысканию задолженности до результата.

Координатор не обязан самостоятельно представлять компанию в суде как юрист, однако организация и контроль всего процесса взыскания остаются его ответственностью.

6. Тендерное направление

В непосредственном подчинении координатора находится Специалист по тендерному сопровождению и развитию.

Координатор отвечает за организацию и контроль тендерного направления компании.

В его задачи входит:

• постановка задач специалисту по тендерному сопровождению;
• контроль поиска перспективных тендеров, конкурсов и закупок;
• контроль анализа новых тендерных площадок и потенциальных заказчиков;
• контроль регистрации компании на перспективных площадках;
• контроль прохождения преквалификаций;
• контроль сроков подготовки и подачи тендерных заявок;
• контроль комплектности тендерной документации;
• контроль отсутствия отклонений заявок по формальным причинам;
• организация получения необходимых документов и исходных данных от других подразделений компании;
• контроль актуальности лицензий, сертификатов и других разрешительных документов;
• контроль ведения тендерного реестра и фиксации работы в Bitrix24;
• своевременное вынесение руководителю перспективных тендеров для принятия решения об участии и согласования ключевых коммерческих условий;
• контроль результатов участия в тендерах.

Непосредственную работу на тендерных площадках, подготовку пакета, загрузку документов и подачу заявок выполняет Специалист по тендерному сопровождению и развитию.

Координатор отвечает за то, чтобы тендерное направление работало системно и ни один перспективный конкурс не был потерян из-за отсутствия контроля, пропущенного срока или формальной ошибки.

7. Отчётность и контроль

Еженедельно предоставлять руководителю актуальную информацию по:

• входящим заявкам;
• коммерческим предложениям;
• договорам;
• АВР и закрывающим документам;
• оплатам;
• дебиторской задолженности;
• взысканию задолженности;
• текущим и перспективным тендерам.

По каждому активному вопросу должны быть понятны:

текущий статус → следующий шаг → ответственный → срок.

Условия

• Место работы: Актау.
• График: 5/2.
• Официальное трудоустройство.
• Прямое подчинение руководителю группы компаний.
• В непосредственном подчинении — Специалист по тендерному сопровождению и развитию.
• Фиксированный оклад — 350 000 ₸ на руки.
• Испытательный срок — 1 месяц.
• В течение первого месяца выплачивается фиксированный оклад 350 000 ₸ на руки.
• Начиная со второго месяца работы дополнительно начисляется ежемесячный KPI — до 150 000 ₸.