Личный/бизнес-ассистент собственника компании

Личный/ бизнес-ассистент собственника компании

Ищем не секретаря и не человека, которому нужно каждый день подробно объяснять, что делать.

Нужен сильный ассистент предпринимателя, который умеет взять задачу, разобраться, найти решение и довести её до результата.

О компании и роли

ООО «АЙКО» работает в сфере кровельных материалов, кровельных работ и технической экспертизы.

Собственник компании лично участвует в переговорах, разработке технических решений, формировании экономики проектов и развитии бизнеса.

Сейчас часть его времени уходит на организационные, административные, личные и семейные вопросы. Задача ассистента — постепенно забрать на себя этот контур и освободить руководителю время для бизнеса, крупных проектов и ключевых решений.

Мы ищем человека с перспективой роста:

личный ассистент → бизнес-ассистент → правая рука руководителя.

Что предстоит делать

Личные задачи руководителя

• вести календарь, встречи и расписание;
• организовывать поездки, билеты;
• искать информацию, товары, услуги и исполнителей;
• выполнять личные поручения;
• организовывать мероприятия;
• контролировать личные дедлайны и обязательства;
• решать бытовые и организационные вопросы.

Семейные организационные задачи

• помогать с организацией семейных поездок, мероприятий и бытовых вопросов;
• искать и координировать нужных специалистов и сервисы;
• помогать с бронированиями, записями, покупками и другими организационными вопросами;
• контролировать договорённости и поручения по семейному контуру.

Административные задачи бизнеса

• вести деловую переписку;
• готовить документы и заполнять договоры;
• организовывать встречи и коммуникации;
• взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками;
• искать сотрудников, специалистов и исполнителей;
• работать с таблицами, документами и исходными данными;
• взаимодействовать с банками и лизинговыми компаниями;
• организовывать и контролировать снабжение;
• собирать информацию для принятия решений;
• контролировать поручения и сроки;
• при необходимости выезжать по рабочим вопросам: на почту, к поставщикам, за документами и в другие организации.

По мере развития роли

После погружения в работу будут добавляться более серьёзные задачи:

• контроль выполнения задач другими сотрудниками;
• координация отдельных процессов;
• подготовка информации к переговорам;
• сопровождение небольших проектов;
• управление исполнителями;
• самостоятельное решение организационных вопросов в рамках предоставленных полномочий.

Как мы понимаем хорошую работу ассистента

Не так:

«Возникла проблема. Что делать?»

А так:

«Возникла проблема. Я разобрался. Есть несколько вариантов. Вот стоимость, сроки и риски. Рекомендую этот вариант. Если согласуете — всё организую».

Нам нужен человек, который не увеличивает количество вопросов у руководителя, а уменьшает его.

Кого мы ищем

Вы нам подойдёте, если:

• умеете самостоятельно находить решения;
• быстро работаете и не теряете качество;
• организованы и внимательны к деталям;
• доводите задачи до конечного результата;
• умеете работать с несколькими задачами одновременно;
• грамотно пишете и разговариваете;
• спокойно относитесь к меняющимся приоритетам;
• умеете находить информацию и быстро разбираться в новых вопросах;
• не ждёте пошаговой инструкции на каждую задачу;
• умеете признавать ошибки и быстро их исправлять;
• соблюдаете конфиденциальность;
• хотите расти в сторону бизнес-ассистента и координатора процессов.

Опыт именно в строительстве или кровельной сфере не обязателен.

Для нас важнее самостоятельность, ответственность, скорость и способность доводить дела до результата.

Условия

• город: Воронеж;
• формат работы: гибридный;
• постоянное присутствие рядом с руководителем не требуется;
• периодически нужно выезжать по задачам: почта, поставщики, документы, организации;
• график: 5/2, 8 часов в день;
• иногда возможны срочные вопросы вне рабочего времени, но постоянной доступности 24/7 нет;
• доход на старте: 60000 ;
• после испытательного срока — рост дохода и бонусная часть по результатам работы:

Полномочия на старте

Ассистент сможет самостоятельно:

• совершать согласованные покупки до 10 000 ₽;
• делать бронирования;
• подписывать заранее согласованные документы;
• вести коммуникацию от имени руководителя в рамках согласованных вопросов.

По мере роста доверия и результатов полномочия будут расширяться.

Что вы получите

• прямую работу с собственником действующего бизнеса;
• сильную практику в реальных предпринимательских задачах;
• большое количество разноплановых задач и быстрое профессиональное развитие;
• возможность постепенно перейти от личного ассистента к бизнес-ассистенту;
• расширение полномочий по мере роста компетенций;
• перспективу стать правой рукой руководителя.

Как будет проходить отбор

1. Отклик и короткая анкета.
2. Небольшой телефонный разговор.
3. Основное интервью.
4. Практическое тестовое задание.
5. Проверка рекомендаций.
6. Финальная встреча.

Чтобы мы поняли, что вы внимательно прочитали вакансию, начните сопроводительное сообщение словами:

«Довожу до результата».

И коротко ответьте на три вопроса:

1. Почему вам интересна эта работа?
2. Какой сложный организационный вопрос вы самостоятельно решили на предыдущем месте?
3. Какой измеримый результат своей работы вы считаете одним из лучших?